Jak uzyskać akt zgonu? Kto może zgłosić zgon? Ile kosztuje odpis?

W związku ze śmiercią bliskiej osoby należy dopełnić kilku formalności, a jedną z nich jest zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego. Co jest potrzebne do rejestracji zgonu?

Dokument rejestrujący śmierć danej osoby jest sporządzany na podstawie karty zgonu, która jest wystawiana przez lekarza lub zakład medycyny sądowej. Osoba, która zgłasza zgon w USC otrzymuje jeden bezpłatny odpis skróconego aktu zgonu. To, kto i w jakim terminie jest zobowiązany zgłosić zgon ściśle określają przepisy.

Dowiedz się: Odszkodowanie za śmierć - jak się starać?

Do końca 2015 roku dokument ten stanowił część księgi stanu cywilnego oraz był przechowywany w USC bądź państwowym archiwum. Aktualnie akty zgonu przenosi się do rejestru stanu cywilnego, a każdy obywatel w uzasadnionych przypadkach może uzyskać odpis aktu zgonu. Takie odpisy są potocznie określane jako akty zgonu.

Kiedy i gdzie należy zgłosić zgon?

Zgłoszenia zgonu należy dokonać we właściwym USC, tj. w tym urzędzie na terenie, którego doszło do zgonu. Zgon należy zgłosić w ściśle określonym przez przepisy prawa terminie:

• do 3 dni od sporządzenia karty zgonu,
• do 24 godzin od momentu zgonu- w przypadku, gdy przyczyną śmierci danej osoby była choroba zakaźna.

Rejestracja zgonu, która nie wymaga żadnego wyjaśniającego postępowania, następuje niezwłocznie, a wszystkie czynności związane z rejestracją nie trwają dłużej niż 30 minut. Potwierdzeniem rejestracji zgonu jest odpis skrócony aktu zgonu.

Kto może zgłosić zgon?

W pierwszej kolejności do zgłoszenia zgonu zobowiązani są: małżonek oraz dzieci osoby zmarłej, następnie najbliżsi krewni i powinowaci. Zgon można zgłosić również za pośrednictwem pełnomocnika, który oprócz wymaganych dokumentów musi okazać pełnomocnictwo.

W pełnomocnictwie należy wskazać, kto upoważnia daną osobę do dokonania rejestracji zgonu. Taki dokument musi zostać opatrzony datą oraz być czytelnie podpisany przez osobę, która udziela pełnomocnictwa.

Warto podkreślić, że złożenie dokumentu potwierdzającego upoważnienie do zgłoszenia zgonu podlega opłacie skarbowej. Wyjątkiem w pobieraniu tej opłaty jest pełnomocnictwo, które zostało udzielone małżonkowi, rodzeństwo, wstępnemu lub zstępnemu.

Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia aktu?

Udając się do Urzędu Stanu Cywilnego w celu rejestracji zgonu należy ze sobą zabrać wystawioną przez lekarza kartę zgonu, dowód osobisty zmarłego, paszport osoby zmarłej (tylko w przypadku, gdy w dniu śmierci dokument był ważny).

Jeśli osoba, która jest zobowiązana do zgłoszenia zgonu działa za pośrednictwem pełnomocnika, to wymaganymi dokumentami jest odpis pełnomocnictwa i dowód uiszczenia opłaty skarbowej (jeśli taka opłata jest wymagana).

Jakie informacje zawiera?

W akcie zgonu znajdują się następujące pozycje:

• dane osobowe zmarłego, tj. nazwisko, imię (lub imiona), nazwisko rodowe, stan cywilny, data urodzenia, miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania;
• dane dotyczące zgonu, tj. data zgonu, godzina zgonu, miejsce zgonu bądź data, godzina oraz miejsce znalezienia zwłok;
• dane osobowe małżonka zmarłego, tj. nazwisko, imię (lub imiona), nazwisko rodowe;
• dane osobowe zgłaszającego (nazwisko, imię, miejsce zamieszkania) tj. osoby zgłaszającej zgon lub dane szpitala lub innego zakładu.

W sytuacji, gdy osoba, która zgłasza zgon nie jest w posiadaniu wiedzy na temat powyższych danych, to urzędnik sporządzający akt wpisuje w odpowiednie rubryki dokumentu stosowną adnotację.

Innego rodzaju informacje znajdują się w akcie zgonu osoby, której tożsamości nie udało się ustalić. Wówczas umieszcza się w nim następujące dane:

• miejsce, datę oraz godzinę odnalezienia zwłok, okoliczności znalezienia zwłok, zewnętrzny wygląd zwłok;
• płeć osoby zmarłej oraz prawdopodobny rok urodzenia zmarłego;
• znaki szczególne osoby zmarłej;
• opis odzieży i przedmiotów, które zostały znalezione przy zmarłym.

Jeśli w późniejszym okresie tożsamość osoby zmarłej zostanie ustalona przez organ państwowy, to następuje zgłoszenie danych uzupełniających do aktu.

Kto może odebrać akt zgonu?

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego sporządza akt w dniu zgłoszenia zgonu. Jeden bezpłatny egzemplarz odpisu skróconego aktu otrzymuje osoba, która zgłasza zgon w urzędzie (także pełnomocnik).

Może zdarzyć się sytuacja, że sporządzenie aktu nie będzie możliwe ze względów technicznych. Wówczas w karcie zgonu umieszcza się informację, że dokonano zgłoszenia zgonu. Taki dokument należy okazać administracji cmentarza, aby pochować zmarłego.

Rejestracja zgonu następuje w najbliższym możliwym terminie wydawane są w takiej sytuacji dwa odpisy aktu (jeden egzemplarz należy przekazać administracji cmentarza). Sposób ich odbioru należy ustalić z urzędnikiem: osobiście lub listownie.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

Jak długo trwa uzyskanie tego dokumentu?

To dokument, który w zdecydowanej większości przypadków jest wydawany od tzw. ręki czyli podczas wizyty w USC. Wyjątkiem jest wspomniana wyżej sytuacja, kiedy rejestracja zgonu nie jest możliwa z uwagi na kwestie techniczne.

Należy też pamiętać, że akty stanu cywilnego, które zostały sporządzone przed pierwszym marca 2015 roku mogą nie figurować w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego. Wówczas mogły jeszcze nie zostać przeniesione do bazy, przez co procedura uzyskania aktu może się nieco wydłużyć.

Ile kosztuje akt zgonu?

Osoba, która zgłasza zgon otrzymuje jeden darmowy odpis. Jeśli potrzebnych jest więcej egzemplarzy to podlegają one opłacie skarbowej w wysokości:

• 22 zł - odpis skrócony aktu stanu cywilnego,
• 33 zł - odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Są jednak sytuację, w których osoba wnioskująca o odpis jest zwolniona z opłaty skarbowej np. w celu uzyskania dowodu tożsamości, świadczenia socjalnego lub pomocy społecznej, przyznania opieki, kurateli, adopcji, alimentów, w sprawach dot. ZUS, zatrudnienia czy wynagrodzenia za pracę.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Wydanie dokumentu z USC osobie obcej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami odpisy aktu są wydawane także na wniosek sądu czy innego organu państwowego oraz na wniosek osób trzecich, które wykażą w tym interes prawny.

We wniosku o odpis należy wykazać wspomniany interes prawny, tj. przedstawić, że odpis jest potrzebny do np. przeprowadzenia spadkowego postępowania po osobie zmarłej, stwierdzenia nabycia spadku po zmarłym.

Taki wniosek mogą również złożyć organizacje społeczne, jeśli przemawia za tym interes społeczny oraz znajduje to uzasadnienie w celach statutowych danej organizacji.

Gdzie odebrać akt? Czy można odebrać w innym mieście lub kraju?

Osoba składająca wniosek o odpis aktu cywilnego ma możliwość zadeklarowania, czy odbierze dokument osobiście w urzędzie, gdzie składany był wniosek, czy we właściwym ze względu na miejsce zamieszkania USC.

Przykład: Chcąc uzyskać akt z innego miasta należy wysłać wniosek do urzędu stanu cywilnego, w którym dokonano rejestracji zgonu. Tamtejszy urząd stanu cywilnego wysyła odpis do urzędu, w miejscowości, w której mieszkamy oraz nas o tym zawiadamia. Wówczas można go odebrać osobiście w danym urzędzie.

Jeśli osoba, która chce uzyskać akt przebywa za granicą, to wniosek wówczas należy złożyć w polskim konsulacie lub wysłać bezpośrednio do urzędu, w którym dokonano rejestracji zgonu. Odpis będzie wysłany do konsulatu, z którego będzie mogła osoba składająca wniosek go odebrać.

Jak uzyskać dokument przez internet?

Dokument rejestrujący śmierć można uzyskać nie tylko osobiście w urzędzie stanu cywilnego, ale i także drogą elektroniczną. Osoba, która ma zamiar ubiegać się o akt przez internet musi posiadać profil zaufany (eGo) - jest on niezbędny do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy. Konieczność posiadania takiego profilu jest podyktowana tym, że aby wyeliminować przypadki podszywania się pod inną osobę.

Warto wiedzieć, że odpis można otrzymać w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeśli odpis ma być w postaci elektronicznej ,to dokument jest dostarczany na skrzynkę na platformie ePUAP. W takim przypadku oczywiście należy mieć założone konto. W przypadku wnioskowania o odpis wielojęzyczny należy pamiętać, że jest on dostępny tylko i wyłącznie w wersji papierowej.

Aby uzyskać odpis przez internet należy:

1. Wejść na stronę internetową obywatel.gov.pl.
2. Kliknąć w zakładkę “Zgon”.
3. Następnie wybrać usługę: Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)
4. Kliknąć w przycisk: Wyślij wniosek o uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego.
5. Wybrać sposób logowania: Profil Zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna (dostępne tylko dwa banki).
6. Wypełnić wniosek o uzyskanie odpisu aktu.
7. Podpisać wniosek. Do wyboru podpis profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
8. Wysłać wniosek.

Jeśli cała procedura została wykonana w sposób prawidłowy, to pojawi się komunikat: wniosek został wysłany. Osoba składająca wniosek otrzymuje UPP, czyli urzędowe poświadczenie przedłożenia. Taki odpis kosztuje, tyle samo, ile w wersji papierowej, czyli 22 zł za odpis skrócony aktu, 33 zł za odpis zupełny aktu. Za odpis można zapłacić m.in. za pomocą płatności online. W niektórych sytuacjach odpis można otrzymać bezpłatnie.

Jeśli dany akt znajduje się w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, to odpis jest dostępny od razu. Tak jak już zostało wcześniej wspomniane, do tego rejestru trafiają wszystkie akty stanu cywilnego sporządzone po pierwszym marca 2015 roku. Akty, które zostały stworzone jako księgi papierowe powinny trafić do rejestru elektronicznego. Wówczas uzyskanie odpisu trwa nieco dłużej:

• do 7 dni roboczych od złożenia wniosku - w przypadku, gdy wniosek składasz w USC a akt znajduje się w postaci papierowej i nie został przeniesiony do rejestru;
• do 10 dni roboczych od złożenia wniosku - w przypadku, gdy wniosek składasz w USC, w którym nie ma aktu w wersji papierowej i nie został on przeniesiony do rejestru.

Usługa uzyskania dokumentu przez internet jest odmiejscowiona. To oznacza, że wniosek możesz skierować do dowolnego urzędu stanu cywilnego w Polsce.

Jak uzyskać akt zgonu teścia, teściowej?

Aby uzyskać taki akt teścia czy teściowej należy powołać się na art. 45 ustawy o Prawo aktach stanu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem odpis może otrzymać osoba, której akt dotyczy lub jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, opiekun, ustawowy przedstawiciel, osoba która udowodni interes prawny.

Taki dokument może nam być potrzebny np. do uzyskania świadczenia z ubezpieczenia grupowego, urlopu okolicznościowego. Składając wniosek o odpisu aktu należy zatem udowodnić swój prawny interes.

Jak uzyskać akt z Niemiec?

Wniosek o wydobycie tego dokumentu za pomocą konsula trzeba złożyć w urzędzie konsularnym - właściwym terytorialnie dla miejsca zdarzenia. Taki wniosek ma prawo złożyć małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, opiekun bądź ustawowy przedstawiciel. Do złożenia wniosku są ponadto uprawnione osoby, które udokumentują interes prawny.

Jest także możliwość zwrócenia się w sposób bezpośredni do urzędu stanu cywilnego w Niemczech. Można wystąpić z wnioskiem o nadesłanie dokumentu, a w niektórych urzędach akt można otrzymać drogą elektroniczną.

Wniosek w urzędzie konsularnym możesz złożyć osobiście lub przesłać za pomocą poczty tradycyjnej. Wizytę w konsulacie możesz zarezerwować poprzez system e-konsulat. Oprócz wniosku należy złożyć potwierdzenie opłaty konsularnej za uzyskanie odpisu aktu cywilnego, która wynosi 30 euro.

Składając wniosek osobiście opłata jest pobierana w gotówce, a płatności kartą akceptują konsulaty w Monachium oraz Kolonii. Oczywiście odrębnie jest pobierana również opłata skarbowa pobierana przez niemiecki urząd stanu cywilnego. To, ile wynosi ta opłata, dowiesz się kontaktując się z urzędem konsularnym.

Procedura wydobycia dokumentu rozpoczyna się z chwilą wniesienia opłaty konsularnej. Opłata ta nie zawiera tzw. kosztów operacyjnych - opłaty bankowej pobieranej za przelew zagraniczny.

Numery kont polskich urzędów konsularnych w Niemczech:

Urząd konsularny	Bank	IBAN	SWIFT/BIC:	Nazwa
​​​​​​Wydział Konsularny Ambasady RP w Berlinie	Postbank Berlin	DE 95 1001 0010 0017 5701 01	PBNKDEFF	Botschaft der Republik Polen in Berlin
​​​​​​Konsulat Generalny RP w Hamburgu	Postbank Hamburg	DE 89 2001 0020 0021 1482 05	PBNKDEFF	Generalkonsulat der Republik Polen in Hamburg
​​​​​​Konsulat Generalny RP w Kolonii	Postbank Köln	DE 02 3701 0050 0240 9505 08	PBNKDEFF	Generalkonsulat der Republik Polen in Koeln

Numer konta bankowego, na który należy dokonać opłaty podaje bezpośrednio urząd konsularny. Termin realizacji wydobycia tego dokumentu za pośrednictwem konsulatu wynosi od sześciu do ośmiu tygodni. Dokument można odebrać w konsulacie bądź za pomocą poczty.

Warto wiedzieć, że zgon jest rejestrowany w Niemczech przez Standesamt, czyli lokalne urzędy stanu cywilnego. U naszego zachodniego sąsiada nie funkcjonuje centralny rejestr aktów stanu cywilnego, a to oznacza że tylko właściwy ze względu na miejsce zdarzenia urząd może wystawić wnioskowany akt.

Ponadto archiwalne rejestry cywilne trafiają z urzędu stanu cywilnego do miejskich archiwów. W takiej sytuacji uzyskanie odpisu może wiązać się z dodatkowymi kosztami, tj. za sporządzenie poświadczonej kserokopii aktu.

Jak zarejestrować zagraniczny akt w Polsce?

Rejestracja, czyli inaczej transkrypcja zagranicznego aktu zgonu to precyzyjne przeniesienie treści aktu zagranicznego do ksiąg stanu cywilnego w Polsce. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje wówczas pełny odpis polskiego aktu z adnotacją o wykonanej transkrypcji.

Wniosek o transkrypcję można złożyć bezpośrednio w dowolnym polskim USC albo właściwym terytorialnie konsulacie RP. Dokumenty można składać osobiście albo za pomocą tradycyjnej poczty. Wizytę w urzędzie konsularnym należy umówić za pośrednictwem systemu e-konsulat.

Dokumenty, które należy złożyć w celu transkrypcji to:

• wniosek o transkrypcję (do pobrania w konsulacie);
• zagraniczny akt (oryginał) - być może niezbędna okaże się legalizacja akt;
• tłumaczenie zagranicznego aktu - tłumaczenie musi zostać dokonane przez konsula bądź tłumacza przysięgłego.

Dokumenty, które zostały sporządzone w obcym języku należy przedłożyć razem z tłumaczeniem urzędowym na polski język, który dokonał tłumacz przysięgły wpisany na listę resortu sprawiedliwości lub tłumacz przysięgły uprawniony do wykonywania takich tłumaczeń w krajach należących do Unii Europejskiej lub wchodzi w skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego bądź przez konsula.

Kierownik ma prawo odmówić przeniesienia zagranicznego aktu w sytuacji gdy dokument:

• nie ma mocy dokumentu urzędowego,
• został wydany przez niewłaściwy organ,
• są wątpliwości czy jest autentyczny,
• powstał w wyniku transkrypcji w innym państwie, niż państwo zdarzenia.

Transkrypcja jest płatna i kosztuje 50 euro. Pobierana jest zazwyczaj w gotówce, a przykładowo Konsulaty Generalne RP w Monachium oraz Kolonii akceptują płatności kartą. Realizacja usługi nie jest ściśle określona czasowo. Konsul jednak niezwłocznie przekazuje wniosek do właściwego urzędu stanu cywilnego, a gotowy odpis można otrzymać pocztą lub osobiście odebrać w konsulacie.