Co to jest Comarch ERP wspiera MŚP w adaptacji KSeF?
Comarch ERP to innowacyjne oprogramowanie stworzone z myślą o wsparciu małych oraz średnich firm w dostosowywaniu się do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki niemu przedsiębiorstwa sprawniej zarządzają codziennymi procesami, a przejście na elektroniczne fakturowanie zgodne z aktualnymi przepisami przebiega bezproblemowo.
KSeF to państwowa platforma obsługująca faktury online, która umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz odbiór dokumentów w formie cyfrowej. Oprogramowanie Comarch ERP współpracuje z tą platformą, usprawniając i automatyzując proces obsługi faktur, co:
- eliminuje konieczność ręcznego wpisywania danych,
- minimalizuje ryzyko pomyłek,
- zapewnia szybszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów.
Program oferuje możliwość nie tylko wystawiania faktur dostosowanych do KSeF, ale także ich automatycznego przekazywania do Ministerstwa Finansów. W efekcie dokumenty błyskawicznie trafiają do krajowego systemu podatkowego, co gwarantuje:
- większą przejrzystość działań firmy,
- zwiększone bezpieczeństwo dokumentów,
- zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Wdrożenie Comarch ERP w sektorze MŚP oznacza przede wszystkim uproszczenie codziennych zadań. Przedsiębiorcy mogą liczyć na:
- oszczędność czasu,
- ograniczenie kosztów związanych z obsługą tradycyjnych faktur papierowych,
- automatyczną archiwizację dokumentów,
- łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów,
- sprawniejsze przygotowanie raportów do ewentualnych kontroli podatkowych.
System został stworzony z myślą o prostocie obsługi – jego intuicyjny interfejs pozwala na szybkie wdrożenie, nawet jeśli firma nie dysponuje rozbudowanym zapleczem IT. W ten sposób przedsiębiorstwa mogą bez trudu przejść na cyfrowy obieg dokumentów i dostosować się do nowych standardów narzuconych przez KSeF.
Dlaczego MŚP powinny adaptować się do KSeF przez Comarch ERP?
Wprowadzenie Comarch ERP to kluczowy krok dla małych i średnich firm, aby sprostać wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy podatkowe nakładają obowiązek korzystania z nowoczesnych narzędzi informatycznych, które usprawniają zarządzanie dokumentacją.
Oprogramowanie Comarch ERP zapewnia pełną zgodność z wytycznymi Ministerstwa Finansów dotyczącymi wystawiania i obsługi e-faktur. Dzięki mechanizmowi automatycznej weryfikacji poprawności faktur przed przekazaniem ich do KSeF, minimalizowane jest ryzyko błędów i odrzucenia dokumentów przez system.
Korzyści finansowe wynikające z integracji księgowości w jednym środowisku są znaczące:
- redukcja kosztów obsługi dokumentów nawet o 35% rocznie,
- eliminacja wydruków papierowych,
- zniżki na koszty wysyłki,
- automatyzacja procesów zamiast ręcznego wprowadzania danych.
Bezpieczeństwo danych to kolejny ważny atut Comarch ERP. System stosuje zaawansowane metody szyfrowania danych przesyłanych do KSeF, co skutecznie chroni wrażliwe informacje finansowe przed nieuprawnionym dostępem.
Przyspieszenie obiegu dokumentów to duża przewaga dla firm korzystających z Comarch ERP. Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF pozwala skrócić czas oczekiwania na płatność średnio o 4–5 dni roboczych, co pozytywnie wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa.
System umożliwia precyzyjne zarządzanie uprawnieniami pracowników, co ułatwia wskazanie osób odpowiedzialnych za wystawianie i akceptację faktur. Jest to szczególnie ważne w kontekście przepisów RODO i innych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
Wdrożenie Comarch ERP przekłada się na wzrost konkurencyjności na rynku. Firmy korzystające z tego rozwiązania osiągają nawet o 22% wyższą efektywność operacyjną w porównaniu z przedsiębiorstwami stosującymi tradycyjne metody zarządzania dokumentacją.
Jakie funkcje oferuje Comarch ERP dla obsługi KSeF?
Comarch ERP to kompleksowe narzędzie zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), stworzone z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, które umożliwia wygodne i sprawne zarządzanie elektronicznym fakturowaniem.
Platforma zapewnia pełną integrację z KSeF, automatycznie komunikując się z systemem Ministerstwa Finansów, co pozwala na:
- przesyłanie faktur,
- pobieranie dokumentów od partnerów biznesowych,
- automatyczne nadawanie fakturom unikalnych identyfikatorów,
- przechowywanie potwierdzeń odbioru pobranych z rządowej platformy.
Proces wystawiania faktur jest zautomatyzowany, a dokumenty generowane są w ustrukturyzowanym formacie XML spełniającym wymogi KSeF. System samodzielnie sprawdza poprawność danych przed wysłaniem.
Walidator faktur analizuje dokumenty pod kątem zgodności z technicznymi i formalnymi standardami, co znacząco zmniejsza ryzyko ich odrzucenia przez centralny system, umożliwiając użytkownikom uniknięcie potencjalnych problemów przy wysyłce.
Uprawnienia pracowników można precyzyjnie definiować, ustalając, kto będzie odpowiedzialny za wystawianie, akceptowanie, przeglądanie faktur oraz dostęp do raportów.
Wysokowydajny moduł masowego przetwarzania dokumentów pozwala obsłużyć nawet tysiąc faktur dziennie, co znacząco przyspiesza codzienną pracę przedsiębiorstw o dużej liczbie transakcji.
Użytkownicy otrzymują powiadomienia dotyczące statusu faktur, takich jak:
- przyjęcie przez KSeF,
- odrzucenie wraz z uzasadnieniem,
- nadchodzące terminy płatności,
- pojawienie się nowych dokumentów.
Zaawansowany moduł raportowania i analityki umożliwia:
- śledzenie przepływu faktur,
- kontrolę statusów dokumentów,
- monitorowanie wydajności procesu fakturowania,
- analizę czasu obsługi faktur,
- ocenę efektywności pracy zespołu.
Elektroniczne faktury są archiwizowane zgodnie z przepisami prawa podatkowego, a dane przechowywane są bezpiecznie z możliwością łatwego dostępu do pełnej historii dokumentów oraz funkcją kopii zapasowych.
Dzięki integracji z innymi modułami Comarch ERP faktury mogą być automatycznie księgowane, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych do systemów finansowych.
System obsługuje także faktury korygujące, umożliwiając ich szybkie wystawianie, przesyłanie do KSeF oraz automatyczne księgowanie, zachowując powiązaną historię korekt z dokumentami pierwotnymi.
Obsługa wielu języków to dodatkowy atut rozwiązania, szczególnie dla firm działających międzynarodowo, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z polskimi przepisami podatkowymi.
Jakie są korzyści z używania Comarch ERP w adaptacji KSeF dla MŚP?
Wdrożenie Comarch ERP w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw znacząco upraszcza codzienne procesy finansowe oraz umożliwia sprawne funkcjonowanie w ramach elektronicznego obiegu faktur (KSeF).
- znaczne ograniczenie kosztów prowadzenia działalności,
- oszczędności sięgające nawet do 15 000 zł rocznie dzięki eliminacji wydatków na drukowanie, archiwizowanie i transport dokumentów,
- zyskanie około 12 dodatkowych godzin tygodniowo dla zespołów księgowych, które mogą skupić się na zadaniach strategicznych i analitycznych,
- pełne dostosowanie do obowiązujących przepisów podatkowych dzięki automatycznym aktualizacjom systemu,
- poprawa płynności finansowej z szybszym obrotem gotówki oraz skróceniem terminów płatności średnio o tydzień,
- ograniczenie ryzyka błędów – weryfikacja danych przed wysłaniem do KSeF zmniejsza liczbę odrzuceń dokumentów aż o 95%,
- usprawnienie komunikacji wewnętrznej poprzez integrację działów i automatyczne przesyłanie informacji do rejestrów księgowych i magazynowych,
- dostęp do rozbudowanych narzędzi analitycznych pozwalających szczegółowo monitorować kondycję finansową oraz rentowność klientów i segmentów oferty,
- mobilny dostęp do systemu umożliwiający obsługę faktur z dowolnego miejsca i skracający proces zatwierdzania dokumentów o 65%,
- znaczne zmniejszenie liczby reklamacji związanych z błędami w dokumentach sprzedażowych – o jedną trzecią mniej zgłaszanych problemów,
- ekologiczne korzyści wynikające z ograniczenia zużycia papieru nawet o 8 tysięcy arkuszy rocznie, co odpowiada uratowaniu jednego drzewa oraz zaoszczędzeniu około tysiąca litrów wody.
Comarch ERP to kompleksowe narzędzie, które nie tylko ułatwia adaptację do KSeF, ale także zwiększa efektywność i profesjonalizm działania MŚP oraz wspiera zrównoważony rozwój.
Jakie wyzwania dla MŚP rozwiązuje Comarch ERP w kontekście KSeF?
Comarch ERP skutecznie wspiera małe i średnie przedsiębiorstwa w radzeniu sobie z wyzwaniami związanymi z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu firm techniczna złożoność systemu bywa przeszkodą, jednak program znacząco upraszcza obsługę dzięki czytelnemu interfejsowi oraz automatyzacji codziennych działań.
- rozwiązanie nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej,
- szkolenie trwa przeciętnie tylko trzy godziny,
- automatyzacja pozwala nawet niewielkim zespołom lub pojedynczej osobie skutecznie obsłużyć zwiększoną liczbę dokumentów,
- system na bieżąco dostosowuje się do aktualnych przepisów podatkowych,
- program automatycznie spełnia najnowsze wymogi związane z fiskalizacją faktur,
- zaawansowane szyfrowanie i kontrola dostępu chronią wrażliwe dane,
- integracja z obecnymi narzędziami przebiega bezproblemowo,
- w 85% instalacji nie jest wymagana modyfikacja istniejącej infrastruktury,
- elastyczne opcje cenowe dopasowane do potrzeb i rozmiaru firmy,
- inwestycja zwykle zwraca się już po siedmiu miesiącach użytkowania,
- automatyzacja zmniejsza liczbę błędów nawet o 87% w porównaniu z tradycyjnymi metodami,
- możliwość tworzenia automatycznych kopii zapasowych i sprawnego odzyskiwania danych,
- system działa z niezawodnością na poziomie 99,9%,
- zintegrowany moduł archiwizacji bezpiecznie przechowuje dokumenty elektroniczne przez wymagane 5 lat.
Comarch ERP zapewnia kompleksowe wsparcie dla MŚP w obszarze KSeF, umożliwiając łatwą obsługę faktur elektronicznych, zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo danych bez konieczności dużych nakładów na szkolenia czy rozbudowę zespołu.
W jaki sposób Comarch ERP ułatwia przejście na KSeF?
Comarch ERP znacząco upraszcza wdrożenie KSeF, oferując kompleksowe wsparcie na każdym etapie cyfrowej transformacji fakturowania. Proces implementacji przebiega krok po kroku, co minimalizuje utrudnienia w codziennej pracy firmy. Użytkownicy otrzymują przejrzysty harmonogram migracji podzielony na etapy realizowane w ciągu dwóch do czterech tygodni, zapewniając płynne przejście bez ryzyka przerw w wystawianiu dokumentów sprzedażowych.
Do szczególnych ułatwień należy specjalne środowisko testowe, które umożliwia praktyczne zapoznanie się z obsługą KSeF przed uruchomieniem systemu. Pracownicy zdobywają niezbędne doświadczenie, co ogranicza stres związany z wdrożeniem oraz minimalizuje ryzyko pomyłek.
Dzięki Comarch ERP nie ma potrzeby tworzenia nowych wzorów faktur – aplikacja automatycznie przekształca dotychczasowe szablony do formatu zgodnego z wymogami KSeF. Dokumenty są konwertowane do formatu XML, zachowując wszystkie kluczowe elementy techniczne, a system generuje dodatkowo czytelną wersję PDF faktury dla odbiorcy.
W początkowej fazie korzystania z systemu kluczowa jest całodobowa obsługa techniczna. Każda firma otrzymuje indywidualnego opiekuna wspierającego przy bieżących wyzwaniach, a użytkownicy mają dostęp do rozbudowanego centrum wiedzy z setkami instrukcji i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF.
Integracja z KSeF następuje automatycznie, bez konieczności zmiany dotychczasowych nawyków użytkowników. Pracownicy nie muszą modyfikować formularzy ani sposobu obsługi – system sam wysyła dokumenty i odbiera potwierdzenia z Ministerstwa Finansów. Proces przebiega dyskretnie, nie zakłócając codziennego rytmu pracy zespołu.
System nieustannie aktualizuje bazę kontrahentów, dbając o poprawność takich danych jak numer NIP i inne kluczowe informacje, co zapobiega odrzuceniu dokumentów z powodów formalnych. Przed każdą wysyłką sprawdzana jest kompletność oraz zgodność faktury z wymogami KSeF.
Zaawansowane mechanizmy rozpoznawania faktur pozwalają systemowi na automatyczną identyfikację i prawidłowe przyporządkowanie dokumentów otrzymanych od dostawców. Dane trafiają do odpowiednich ścieżek akceptacji i księgowania całkowicie bez ręcznego przepisywania.
Comarch ERP zapewnia szerokie możliwości monitorowania ścieżki obiegu faktur oraz generowania raportów. Użytkownicy mogą łatwo:
- sprawdzić status każdego dokumentu,
- otrzymywać powiadomienia o błędach i odrzuceniach,
- przygotować zestawienia ułatwiające kontrolę płatności i zarządzanie dokumentami.
System wyposażony jest w rozbudowane zabezpieczenia, takie jak dwuetapowa autoryzacja użytkowników, szyfrowanie danych oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują pewność ochrony poufnych informacji oraz zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Każda operacja w systemie jest rejestrowana, co umożliwia pełne śledzenie historii dokumentów. Pozwala to na szybkie odszukanie wszelkich modyfikacji i identyfikację osób odpowiedzialnych za konkretne działania, co jest szczególnie ważne podczas audytów.
