Nowe przepisy ZUS – doliczanie stażu pracy zmienia zasady liczenia doświadczenia zawodowego w sektorze publicznym

Co oznaczają nowe przepisy ZUS dotyczące doliczania stażu pracy?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wprowadza istotne zmiany w sposobie naliczania stażu pracy. Od teraz pod uwagę będą brane nie tylko lata przepracowane na etacie, ale również inne formy zarobkowania, co stanowi nowy etap w postrzeganiu aktywności zawodowej.

Zgodnie z nowymi zasadami, do stażu pracy zaliczać się będą także okresy związane z:

• wykonywaniem umów zlecenia,
• umowami agencyjnymi,
• prowadzeniem własnej firmy,
• działalnością w wolnym zawodzie.

To znacząco rozszerza dotychczasowe kryteria, które wcześniej obejmowały niemal wyłącznie umowy o pracę.

Nowe regulacje dotyczą głównie pracowników jednostek finansów publicznych i wejdą w życie od początku 2026 roku. Dzięki temu osoby zatrudnione w tych instytucjach będą mogły uwzględnić w stażu różnorodne formy aktywności zawodowej, dotąd pomijane.

Zmienione przepisy przyniosą korzyści, ponieważ umożliwią:

• szybsze osiągnięcie wymaganego stażu,
• wcześniejsze uzyskanie praw do dodatków stażowych,
• zyskanie nagród jubileuszowych,
• wydłużenie urlopu wypoczynkowego,
• szybsze nabycie uprawnień emerytalnych osobom niepracującym wyłącznie na etacie, lecz posiadającym inne formy udokumentowanego zarobkowania.

To rozwiązanie odpowiada na ewolucję rynku pracy, gdzie coraz więcej osób korzysta z kontraktów cywilnoprawnych lub prowadzi własną działalność. Zaliczenie tych okresów do stażu pracy to ważny krok w kierunku sprawiedliwego traktowania różnorodnych form zatrudnienia.

Dlaczego nowe przepisy ZUS dotyczące doliczania stażu pracy zostały wprowadzone?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wprowadził nowe zasady doliczania stażu pracy, aby lepiej dostosować prawo do zmieniającego się rynku zatrudnienia w Polsce. Dotychczas staż pracy był liczony głównie na podstawie tradycyjnych umów o pracę, co pomijało inne formy aktywności zawodowej.

Nowelizacja ma na celu:

• lepsze dopasowanie przepisów do aktualnych realiów zatrudnienia,
• uwzględnienie osób pracujących na umowach cywilnoprawnych oraz prowadzących własną działalność,
• wyrównanie praw i możliwości bez względu na formę współpracy,
• ograniczenie rozmiarów nieoficjalnego rynku pracy przez zachęcanie do legalizacji zatrudnienia,
• dostosowanie polskiego prawa do ogólnoeuropejskich standardów szanujących różnorodność form zatrudnienia.

ZUS podkreśla, że ponad trzy miliony Polaków zarabia poza etatem, co pokazuje znaczną skalę pracy na innych zasadach niż klasyczne umowy o pracę. Do tej pory doświadczenie zawodowe zdobyte w formach takich jak zlecenia czy samozatrudnienie nie było wliczane do stażu pracy, co powodowało niesprawiedliwość, zwłaszcza w sektorze publicznym oraz wśród młodszych pracowników.

Nowe przepisy umożliwiają równe traktowanie wszystkich rodzajów zatrudnienia i uznają ich faktyczny wkład w rozwój społeczno-gospodarczy kraju. Przepisom towarzyszy także szerszy plan unowocześnienia systemu ubezpieczeń społecznych, odpowiadając na postulaty organizacji pracowniczych.

Dzięki tym zmianom:

• do stażu pracy będzie wliczana każda forma legalnego zatrudnienia,
• osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnione zyskają pełne prawa pracownicze,
• legalne zatrudnienie stanie się bardziej opłacalne,
• system ubezpieczeń społecznych będzie bardziej sprawiedliwy,
• Polska zbliży się do rozwiązań przyjętych w innych krajach Unii Europejskiej.

Kiedy i dla kogo obowiązują nowe przepisy ZUS?

Od 1 stycznia 2026 roku zaczną obowiązywać nowe zasady ZUS, które dotyczą wyłącznie ściśle określonej grupy podmiotów. Zmiany dotyczą sektora finansów publicznych i to właśnie te instytucje, jako pracodawcy, będą musiały stosować nowe reguły rozliczania stażu pracy.

Do grona objętych jednostek należą między innymi:

• organy rządowe,
• samorządy terytorialne,
• zakłady budżetowe,
• państwowe fundusze celowe,
• uczelnie publiczne,
• instytucje kultury,
• samodzielne publiczne placówki opieki zdrowotnej,
• oraz inne organizacje działające w obrębie środków publicznych.

Nowe przepisy wymagają, by te podmioty prowadziły ewidencję zatrudnienia obejmującą nie tylko klasyczne etaty, ale także różnorodne formy aktywności zawodowej. Oznacza to, że pracownicy będą mogli wliczyć do stażu również okresy, w których:

• realizowali umowy cywilnoprawne,
• prowadzili własną działalność gospodarczą,
• wykonywali wolny zawód.

Warto podkreślić, że przepisy nie dotyczą sektora prywatnego. Pracodawcy prywatni nie mają obowiązku uznawania takich okresów, choć mogą zdecydować się na to dobrowolnie.

Osoby zatrudnione w sektorze finansów publicznych mają czas od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 roku na zgłoszenie okresów z nowych źródeł zatrudnienia. Ten półroczny termin pozwala na odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia zmian.

Zmiany wpłyną na:

• długość urlopów wypoczynkowych,
• ustalanie okresów zatrudnienia,
• przebieg ubezpieczenia społecznego,
• prawo do dodatku stażowego,
• możliwości otrzymania nagród jubileuszowych.

Aby korzystać z nowych przywilejów, konieczne będzie przedstawienie dokumentów potwierdzających wcześniejsze aktywności zawodowe, na przykład:

• kopii umów cywilnoprawnych,
• zaświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Według szacunków ZUS, na zmianach skorzysta około 1,8 miliona pracowników sektora finansów publicznych, czyli osób, które w trakcie kariery podejmowały różne formy zatrudnienia poza umową o pracę.

Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy według nowych przepisów ZUS?

Najnowsze przepisy ZUS znacząco poszerzają listę okresów uwzględnianych przy obliczaniu stażu pracy. Dotychczas brano pod uwagę głównie umowy o pracę, natomiast obecnie do stażu można doliczyć wiele różnych form aktywności zawodowej.

W skład stażu pracy wchodzą między innymi:

• okresy wykonywania umów zlecenia, jeśli były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne,
• czas pracy na podstawie umów agencyjnych, pod warunkiem opłacenia wymaganych składek,
• lata prowadzenia własnej działalności gospodarczej, niezależnie od wymiaru czasu pracy,
• praca w wolnym zawodzie, o ile regularnie odprowadzano składki,
• zatrudnienie poza granicami Polski – pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dokumentów z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych,
• dodatkowe okresy składkowe, które mają znaczenie przy ustaleniu kapitału początkowego,
• pewne okresy nieskładkowe, wpływające na prawo do emerytury lub renty,
• służba wojskowa,
• urlopy wychowawcze,
• pobieranie zasiłku dla bezrobotnych,
• okres studiów doktoranckich.

Nowe regulacje umożliwiają też uwzględnianie różnych rodzajów zatrudnienia równocześnie. Przykładowo, jeśli osoba pracowała jednocześnie na etacie i prowadziła działalność gospodarczą, dany dzień jest liczony tylko raz – bez podwójnego sumowania.

Przy zatrudnieniu za granicą kluczowe jest dostarczenie dokumentów potwierdzających zatrudnienie oraz opłacanie składek, a wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

System obliczania stażu pracy został opracowany tak, aby jak najpełniej odzwierciedlać całą ścieżkę zawodową osoby, niezależnie od formy zatrudnienia. Dzięki temu prawa pracownicze są ustalane sprawiedliwie, co ma szczególne znaczenie w sektorze finansów publicznych, gdzie staż pracy bezpośrednio wpływa na wysokość świadczeń i przywilejów.

Jakie korzyści przynoszą nowe przepisy ZUS w doliczaniu stażu pracy?

Nowe regulacje ZUS w zakresie doliczania stażu pracy przynoszą szereg udogodnień dla osób zatrudnionych w sektorze finansów publicznych, umożliwiając łatwiejsze uzyskanie praw pracowniczych, które wcześniej przysługiwały głównie pracownikom etatowym.

Najważniejsze zmiany i korzyści obejmują:

• możliwość łączenia różnych rodzajów umów przy obliczaniu świadczeń,
• wydłużenie stażu pracy nawet o 5–7 lat dla osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadzących działalność gospodarczą,
• zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego do 26 dni rocznie po przekroczeniu 10 lat zatrudnienia,
• dodatki stażowe w wysokości od 5% do 20% pensji zasadniczej z szybszym dostępem do wyższego progu,
• dostępność nagród jubileuszowych przyznawanych co 5 lat, sięgających nawet 400% miesięcznego wynagrodzenia,
• wyższe odprawy emerytalne i rentowe uzależnione od długości stażu pracy,
• pełna i przejrzysta dokumentacja stażu dostępna dla pracowników, co wpływa na wysokość przyszłej emerytury i bezpieczeństwo socjalne,
• elektroniczny system rejestracji zatrudnienia umożliwiający łatwy dostęp do pełnej historii zawodowej.

Przykłady praktycznych korzyści:

• osoba mająca 8 lat pracy na etacie i 3 lata jako przedsiębiorca zyska prawo do dłuższego urlopu,
• pracownik z 18-letnim stażem i 3 latami doświadczenia na umowie zlecenia może otrzymać nagrodę jubileuszową za 20 lat wcześniej niż dotąd,
• kobiety mogą szybciej osiągnąć wymagane 20 lat stażu, a mężczyźni 25 lat, co przyspiesza przejście na emeryturę.

Nowe przepisy poprawiają także siłę negocjacyjną pracowników, ponieważ uwzględniają pełen zakres zatrudnienia – nie tylko klasyczne doświadczenie etatowe, ale również umowy cywilnoprawne i prowadzenie działalności.

Dzięki tym zmianom aż 1,8 miliona osób w sektorze publicznym może skorzystać na uporządkowaniu i ułatwieniu rozliczania stażu pracy, co przekłada się na większe bezpieczeństwo socjalne i wyższe świadczenia.

Jakie są obowiązki pracodawców wynikające z nowych przepisów ZUS?

Od początku 2026 roku firmy z sektora finansów publicznych będą musiały dostosować się do nowych zasad liczenia stażu pracy. Przepisy nakładają na nich obowiązek szczegółowego prowadzenia ewidencji oraz wnikliwej kontroli dodatkowych okresów zatrudnienia swoich pracowników.

Podstawowym wymogiem jest gromadzenie dokumentacji dotyczącej różnych form zatrudnienia. Należy uwzględnić:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia i agencyjne,
• okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
• wykonywanie wolnych zawodów,
• dokumenty potwierdzające wcześniejsze miejsca pracy, takie jak kopie umów cywilnoprawnych, zaświadczenia z CEIDG oraz dowody opłacania składek na ubezpieczenie społeczne.

Informacje o przebytych okresach zatrudnienia muszą być przesyłane poprzez elektroniczne formularze dostępne na platformie PUE ZUS lub w systemie eZUS. Pracodawca jest zobowiązany do przekazania danych w ciągu dwóch tygodni od momentu otrzymania kompletu dokumentów od pracownika.

Na wniosek zatrudnionego, pracodawca powinien także wystawić zaświadczenie ZUS o stażu pracy maksymalnie w ciągu siedmiu dni od otrzymania formalnej prośby.

Wprowadzenie nowych przepisów wiąże się z koniecznością aktualizacji narzędzi kadrowych, co pozwoli na:

• prawidłowe rozliczanie świadczeń uzależnionych od stażu,
• naliczanie dodatków, nagród jubileuszowych,
• ustalanie wymiaru urlopu.

Warto również pamiętać, że część dokumentacji zatrudnienia powinna być przechowywana nawet przez 50 lat lub przekazywana do elektronicznego archiwum ZUS.

Szkolenie pracowników działów kadr i płac z zakresu nowych przepisów oraz obsługi wniosków dotyczących dodatkowych okresów zatrudnienia jest niezbędne. Pracownicy powinni być poinformowani o możliwości składania wniosków na okresy pracy od stycznia do czerwca 2026 roku.

Aby zaliczyć wcześniejsze okresy zatrudnienia do stażu, konieczne jest potwierdzenie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Służą do tego dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dowody wpłat składek. W przypadku pracy za granicą wszystkie poświadczenia muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Zmiany dotyczą także integracji systemów informatycznych firm z platformami ZUS. Umożliwi to sprawne przekazywanie danych oraz automatyzację kontroli długości stażu. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować dla pracodawcy koniecznością dopłat oraz naliczeniem ustawowych odsetek.

Jakie wyzwania mogą napotkać pracodawcy przy stosowaniu nowych przepisów ZUS?

Nowe regulacje ZUS dotyczące doliczania stażu pracy to istotne wyzwanie dla pracodawców z sektora finansów publicznych, które wymaga gruntownego dostosowania systemów i procedur kadr i płac od stycznia 2026 roku.

Modernizacja oprogramowania to jedno z głównych wyzwań. Nowe wymagania nakładają konieczność unowocześnienia systemów kadrowo-płacowych, które muszą obsługiwać dodatkowe informacje i współpracować z platformami eZUS i PUE ZUS. Nakłady inwestycyjne mogą być znaczne, zwłaszcza dla mniejszych gmin i powiatów z ograniczonym budżetem. Koszt dostosowania oprogramowania może wahać się od kilkunastu do nawet 100 tysięcy złotych.

Pracodawcy napotkają również trudności przy weryfikacji autentyczności dokumentów potwierdzających wcześniejsze zatrudnienie. Pojawia się potrzeba:

• wypracowania jasnych metod potwierdzania wiarygodności zaświadczeń,
• sprostania dokumentacji dotyczącej starych umów cywilnoprawnych i prowadzenia działalności gospodarczej,
• oceny kompletności dokumentów, zwłaszcza przy samozatrudnieniu czy pracy za granicą.

Złożoność nowych zasad budzi pytania interpretacyjne. Kryteria ustalania okresów pracy są skomplikowane, zwłaszcza przy łączeniu różnych form zatrudnienia. Niezbędne będzie:

• opracowanie przejrzystych zasad rozliczania równoległych etatów i działalności gospodarczej,
• uznawanie pracy wykonywanej poza granicami kraju,
• sprawdzanie składek opłacanych w różnych systemach ubezpieczeniowych.

Szkolenia dla zespołu kadrowego stanowić będą niezbędny element wdrożenia nowych przepisów. Pracownicy muszą zdobyć wiedzę na temat różnych modeli zatrudnienia i systemów ubezpieczeń społecznych. Koszty szkoleń mogą wynosić od 1500 do 3000 zł za osobę, co jest znaczącym wydatkiem szczególnie dla większych działów personalnych.

Przewiduje się wzrost liczby wniosków od osób chcących zaliczyć dodatkowe okresy pracy – ZUS spodziewa się, że nawet 60% uprawnionych złoży odpowiednie dokumenty. Między styczniem a czerwcem 2026 roku działy kadr będą intensywnie obsługiwać nową dokumentację.

Zwiększona liczba dokumentów do przechowywania to kolejne wyzwanie, wymagające inwestycji:

• rozbudowy archiwów,
• wdrożenia nowoczesnych systemów elektronicznych zgodnych z RODO i ustawą o dokumentacji pracowniczej,
• przechowywania dokumentów nawet do 50 lat.

Przygotowanie infrastruktury do obsługi elektronicznych wniosków jest kluczowe. Konieczne jest zapewnienie:

• wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych,
• terminowego przesyłania zgłoszeń do ZUS w ciągu 14 dni.

Błędna interpretacja przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak:

• roszczenia pracowników o zaległe świadczenia wraz z odsetkami,
• kary administracyjne ze strony ZUS,
• odpowiedzialność przed sądem skarbowym w poważniejszych przypadkach.

Wzrost wydatków kadrowo-płacowych jest nieunikniony. Wliczenie dodatkowych okresów zatrudnienia zwiększy koszty:

• dodatków stażowych,
• nagród jubileuszowych,
• odpraw emerytalnych.

Szacunki wskazują, że w sektorze publicznym koszty mogą wzrosnąć o kilka procent.

Komunikacja z pracownikami również wymaga uwagi – konieczne jest informowanie zespołu o nowych prawach i przygotowanie materiałów wyjaśniających, co generuje dodatkowe koszty i nakład pracy.