Co to jest obowiązek ujawniania wynagrodzeń w rekrutacji?
Pracodawcy od 24 grudnia 2025 roku będą zobowiązani do podawania wysokości wynagrodzenia lub jego przedziału w każdej ofercie pracy – to efekt nowelizacji Kodeksu pracy. Nowe przepisy obejmą wszystkie formy zatrudnienia i mają na celu zwiększenie przejrzystości zarobków.
Od tego momentu ogłoszenie o pracę musi zawierać konkretną informację o proponowanej pensji albo zakresie wynagrodzenia dla danego stanowiska. Takie rozwiązanie ułatwi kandydatom podejmowanie decyzji i poprawi transparentność w ogłoszeniach rekrutacyjnych.
Wraz z nowymi regulacjami pojawią się dodatkowe zasady istotne dla przebiegu rekrutacji:
- firmy muszą stosować neutralny język w treści ogłoszeń – niedopuszczalne będą sformułowania wskazujące na preferencje związane z płcią, wiekiem czy innymi cechami osobistymi kandydatów,
- rekruterzy nie będą mogli pytać o zarobki z poprzednich miejsc pracy, dając kandydatom większą swobodę podczas rozmów o nowych warunkach zatrudnienia,
- ujawnianie wynagrodzeń ma na celu eliminowanie nierówności płacowych i zapewnienie równości szans już na starcie procesu rekrutacyjnego.
Otwarta informacja o zarobkach sprzyja budowaniu wzajemnego zaufania, a przejrzystość tych kwestii wzmacnia pozycję pracownika w relacjach z przyszłym pracodawcą.
Ten obowiązek wpisuje się w szerszy trend europejski, gdzie rośnie nacisk na:
- sprawiedliwsze traktowanie pracowników,
- dostarczanie jasnych informacji o warunkach zatrudnienia,
- ochronę interesów osób poszukujących pracy poprzez prawo do wiedzy o proponowanym wynagrodzeniu.
Dlaczego obowiązek ujawniania wynagrodzeń w rekrutacji jest ważny dla pracodawców i pracowników?
Obowiązek ujawniania wysokości wynagrodzeń w ogłoszeniach rekrutacyjnych niesie liczne korzyści zarówno dla firm, jak i osób poszukujących pracy. Otwartość w kwestii płac przyczynia się do ograniczenia różnic w zarobkach kobiet i mężczyzn, które w Polsce sięgają średnio 8,5%. Dostęp do przejrzystych informacji o wynagrodzeniach umożliwia kandydatom dokonywanie sprawiedliwych porównań ofert oraz otrzymywanie równych płac za identyczny zakres obowiązków.
Pracodawcy odnoszą wiele korzyści z ujawniania wynagrodzeń. Dane z portalu Pracuj.pl pokazują, że aż 78% kandydatów rezygnuje ze składania aplikacji, jeśli nie widzi podanej stawki. Firmy informujące o konkretnych kwotach przyciągają bardziej świadomych, zaangażowanych kandydatów, co skraca czas rekrutacji przeciętnie o ponad jedną czwartą i prowadzi do niższych kosztów.
Transparentność płac pozytywnie wpływa na atmosferę w pracy. Organizacje wprowadzające jasne, otwarte zasady wynagradzania zanotowały:
- 16-procentowy wzrost zadowolenia zespołów,
- 23-procentowe zmniejszenie rotacji,
- ograniczenie napięć i spekulacji wśród pracowników.
Otwartość w wynagrodzeniach umożliwia budowanie bezstronnej rekrutacji, niezależnej od płci. Publiczne widełki płac pozwalają łatwo zweryfikować, czy firma zapewnia równe warunki zatrudnienia. 67% pracowników w Polsce deklaruje większe zaufanie do firm z jasną polityką płacową.
Z perspektywy zatrudnionych świadomość możliwych zarobków zwiększa skuteczność negocjacji płacowych – aż 82% osób negocjujących wynagrodzenie korzysta z wiedzy o aktualnych stawkach branżowych. Jawność sprzyja też poczuciu sprawiedliwości i wzmaga zaangażowanie w pracę.
W dłuższej perspektywie obowiązek ujawniania wynagrodzeń przyczynia się do wyrównywania płac w całej gospodarce. Przykłady ze Skandynawii, gdzie rozwiązanie to funkcjonuje od ponad dekady, pokazują, że luka płacowa zmniejszyła się tam w ciągu pięciu lat aż o 7%. Dodatkowo otwartość wymusza na pracodawcach tworzenie czytelnych siatek płac oraz jasnych zasad awansu, co podnosi standard zarządzania.
Warto podkreślić, że oczekiwania dotyczące przejrzystości wynagrodzeń rosną zwłaszcza wśród młodych osób. Dla 91% przedstawicieli pokolenia Z możliwość poznania warunków finansowych przed aplikowaniem jest kluczowym czynnikiem przy wyborze pracy.
Jakie zmiany w prawie wprowadza obowiązek ujawniania wynagrodzeń w rekrutacji?
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza obowiązek jawności wynagrodzeń od 24 grudnia 2025 roku. Pracodawcy będą musieli zamieszczać szczegółowe informacje o płacach w każdym ogłoszeniu o pracę, zarówno dla umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
Najważniejsze zmiany to:
- konieczność podania konkretnej kwoty wynagrodzenia lub jego widełek w każdej ofercie,
- zakaz zadawania pytań kandydatom o wysokość wynagrodzenia w poprzednich miejscach pracy,
- stosowanie neutralnego języka w ogłoszeniach, niezależnego od płci, wieku czy innych cech osobistych,
- prawo kandydatów do wglądu w informacje o przeciętnych zarobkach na podobnych stanowiskach w firmie,
- obowiązek udzielania pracownikom pisemnych informacji o sposobie obliczania wynagrodzenia.
Wynagrodzenia muszą być ustalane na podstawie przejrzystych i obiektywnych kryteriów, co ma na celu eliminację dyskryminacji i nierówności płac.
Nowe przepisy wynikają z implementacji unijnej dyrektywy 2023/970 dotyczącej równego traktowania w wynagrodzeniach. Polska musi wprowadzić je do 7 czerwca 2026 roku. Celem jest zwiększenie transparentności płac oraz przeciwdziałanie nierównościom zarobkowym.
Dodatkowo, pracodawcy będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji wynagrodzeń oraz składania raportów, co umożliwi skuteczniejszą kontrolę przestrzegania nowych wymogów.
Obowiązkowe podawanie wynagrodzeń w ofertach to przełom na polskim rynku pracy, który do tej pory traktował kwestie płac często jako temat wrażliwy lub przemilczany. Kandydaci i pracownicy już na etapie rekrutacji będą mieli dostęp do jasnych i przejrzystych danych dotyczących zarobków.
Ustawodawcy liczą, że takie rozwiązania:
- zmniejszą różnice zarobkowe między kobietami a mężczyznami,
- poprawią ogólne warunki pracy,
- zagwarantują sprawiedliwsze zasady ustalania wynagrodzeń,
- przyczynią się do dostosowania prawa krajowego do europejskich standardów równego traktowania,
- zapewnią lepszą ochronę praw pracowników.
Jakie są terminy implementacji obowiązku ujawniania wynagrodzeń w Polsce?
W Polsce pojawia się nowy obowiązek ujawniania wysokości wynagrodzeń, wynikający z unijnej dyrektywy 2023/970 dotyczącej równości płac. Kluczową datą jest 24 grudnia 2025 roku — od tego momentu oferty pracy muszą zawierać informacje o proponowanym wynagrodzeniu.
Na pełne wprowadzenie postanowień dyrektywy państwa członkowskie mają czas do 7 czerwca 2026 roku. Polska jest zobligowana do zapewnienia przejrzystości zarobków oraz wdrożenia rozwiązań gwarantujących równą płacę za tę samą pracę. Zmiany będą wprowadzane etapowo, co pozwoli firmom stopniowo dostosować się do nowych standardów.
W przypadku większych przedsiębiorstw obowiązują dodatkowe wymogi i harmonogramy sprawozdawcze:
- organizacje zatrudniające między 100 a 249 osób muszą przedstawiać raporty dotyczące różnic w płacach co trzy lata,
- firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników są zobowiązane do corocznego składania takich sprawozdań.
Nowe regulacje nakładają również obowiązek przeprowadzenia wspólnej analizy poziomu zarobków, jeśli ujawnią się wyraźne dysproporcje w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami na zbliżonych stanowiskach. W związku z tym pracodawcy powinni już teraz zaplanować odpowiednie rozwiązania do monitorowania oraz raportowania tych kwestii.
24 grudnia 2025 roku to także graniczna data na wprowadzenie neutralnego języka w ogłoszeniach o pracę oraz zakaz zadawania kandydatom pytań o wcześniejsze zarobki. Te zmiany są częścią szerzej zakrojonej reformy mającej na celu poprawę jawności i sprawiedliwości w obszarze wynagradzania.
Unijna dyrektywa 2023/970 nakłada obowiązek regularnego monitorowania różnic płacowych oraz podejmowania działań korygujących tam, gdzie jest to konieczne. Polska, wraz z pozostałymi krajami UE, musi w określonych terminach dostosować swoje przepisy i praktyki rynku pracy do wymagań dotyczących równości płac.
Jak obowiązek ujawniania wynagrodzeń wpływa na proces rekrutacji?
Wprowadzenie obowiązku ujawniania wynagrodzeń znacząco zwiększa przejrzystość i sprawiedliwość w procesie rekrutacyjnym. Informacje o wynagrodzeniu lub widełkach płacowych w ofertach pracy przyspieszają przebieg naboru – według badań aż 61% procesów z jasno określoną stawką kończy się szybciej niż te bez takiej informacji.
Zmiany wpływają na różne etapy zatrudniania:
- ogłoszenia wymagają precyzyjnego określenia widełek płac i pozbawionego odniesień do cech osobistych języka,
- rozmowy kwalifikacyjne koncentrują się na umiejętnościach i doświadczeniu, eliminując pytania o wcześniejsze zarobki,
- negocjacje płacowe stały się bardziej transparentne i skonkretyzowane dzięki udostępnianiu informacji o pensji już na etapie ogłoszenia,
- rośnie znaczenie dokumentacji rekrutacyjnej, co zwiększa obciążenia administracyjne działów HR o 12–15%,
- ocena kandydatów odbywa się według jasnych kryteriów powiązanych z poziomami wynagrodzeń,
- rosną nakłady na szkolenia w zakresie równości, obiektywnej oceny i przejrzystości wynagrodzeń,
- proces zatrudniania staje się bardziej strategiczny, angażując wyższe szczeble zarządzania.
Z danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego wynika, że starannie przygotowane oferty przyciągają o 35% więcej odpowiednich kandydatów. GUS szacuje, że eliminacja pytań o wcześniejsze wynagrodzenia może zmniejszyć lukę płacową nawet o 3,5% w ciągu dwóch lat. Ponadto Hays Poland zauważa, że 74% rekruterów odnotowuje skrócenie czasu rozmów płacowych i lepsze porozumienia.
Wdrażanie nowych zasad wiąże się również z większą rolą dokumentacji. Pracodawcy muszą przechowywać korespondencję dotyczącą wynagrodzeń, co zabezpiecza ich podczas kontroli równości płac.
Firmy wprowadzają rozbudowane matryce kompetencyjne, które powiązane są z konkretnymi poziomami wynagrodzeń, co ułatwia uzasadnienie decyzji płacowych. Ponadto rosną nakłady na szkolenia działów HR i menedżerów w zakresie:
- równości płciowej,
- obiektywnej oceny kandydatów,
- transparentnego komunikowania polityki wynagradzania.
Statystyki pokazują, że firmy odpowiednio przygotowujące rekruterów napotykają o 42% mniej przeszkód przy wdrażaniu nowych zasad.
Pod względem struktury organizacyjnej proces decyzyjny o poziomie płac obejmuje często zarząd, a działy HR współpracują ściśle z kierownictwem. Konfederacja Lewiatan podkreśla, że 67% polskich firm już dostosowuje procedury do nowych wymogów.
Transparentność wynagrodzeń wpływa korzystnie na markę pracodawcy. Firmy, które otwarcie komunikują stawki i oferują jasne warunki, uzyskują średnio 29% więcej aplikacji według danych Work Service.
Ważną zmianą jest także wdrażanie polityki pozbawionej stereotypów płciowych, co sprzyja tworzeniu zespołów o większej różnorodności. Najnowsze badania McKinsey pokazują, że firmy z różnorodnymi zespołami osiągają o 21% lepsze wyniki biznesowe.
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń wiąże się z realnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla pracodawców. Od 24 grudnia 2025 roku obowiązywać będą kary pieniężne od 1 000 do 30 000 zł za naruszenia zasad transparentności płac.
Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć sankcje w różnych przypadkach, m.in. za:
- brak informacji o zarobkach lub ich przedziale w ogłoszeniach o pracę,
- odmowę udostępnienia pracownikom danych o wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach,
- stosowanie zapisów zabraniających dzielenia się informacjami o płacach,
- zamieszczanie w ofertach formuł sugestywnych wobec płci lub cech osobistych,
- zadawanie kandydatom pytań o wcześniejsze zarobki.
Wysokość grzywny zależy od skali naruszenia i wielkości firmy. Średnia kara przy pierwszym przewinieniu to około 5 000 zł, jednak przy kolejnych naruszeniach może wzrosnąć do 15 000–20 000 zł.
Kluczowym elementem systemu sankcji jest odwrócony ciężar dowodu w sprawach nierówności wynagrodzeń. W przypadku podejrzenia dyskryminacji na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że różnice w płacach mają uzasadnione podstawy, takie jak doświadczenie czy efektywność pracownika, a nie wynikają z uprzedzeń.
Dodatkowe konsekwencje dla pracodawców to:
- wypłata należnych wyrównań z odsetkami,
- pokrycie kosztów procesów sądowych,
- pogorszenie reputacji firmy,
- utrata zainteresowania potencjalnych kandydatów – według badań aż do 28% aplikujących może zrezygnować,
- dla dużych firm (100+ pracowników) kara za niewypełnienie obowiązku raportowania różnic płacowych może sięgnąć nawet 50 000 zł.
Państwowa Inspekcja Pracy planuje zwiększenie kontroli związanych z jawnością płac: na podstawie doświadczeń innych krajów, liczba kontroli może wzrosnąć o jedną trzecią w pierwszym roku, a po wprowadzeniu nowych regulacji o 40%.
Wsparcie dla pracowników stanowią organizacje pozarządowe i związki zawodowe, które mają obecnie prawo do reprezentowania osób poszkodowanych w sporach dotyczących nierówności wynagrodzeń, co znacząco wzmacnia ochronę praw pracowniczych.
Jak przygotować firmę na wprowadzenie obowiązku ujawniania wynagrodzeń?
Odpowiednie przygotowanie firmy do wdrożenia obowiązku ujawniania wynagrodzeń wymaga dobrze przemyślanej strategii oraz zaangażowania całej organizacji. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że aż 62% przedsiębiorstw potrzebuje prawie roku, a czasem i dłużej, by w pełni dostosować się do nowych wymogów prawnych.
Podstawą zmian jest dostosowanie procesu rekrutacyjnego. W praktyce oznacza to:
- wprowadzenie jawnych widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę,
- używanie inkluzywnego, neutralnego języka przy opisie stanowisk,
- rezygnację z określeń wskazujących na preferencje dotyczące płci, wieku lub innych cech,
- co przekłada się na wzrost różnorodności kandydatów nawet o jedną trzecią.
Niezwykle istotne jest przeprowadzenie rzetelnego audytu płac, który obejmuje:
- przegląd obecnych stawek na poszczególnych stanowiskach,
- wykrycie różnic płacowych między pracownikami,
- porównanie stawek z danymi rynkowymi,
- określenie jasnych przedziałów płacowych odpowiednich dla każdej funkcji.
Firmy, które przeprowadziły taki przegląd przed wejściem nowych przepisów, w większości uniknęły ryzyka wysokich kar i problemów prawnych.
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie transparentnych i sprawiedliwych kryteriów wynagrodzeń, wynikających z:
- poziomu umiejętności,
- doświadczenia kandydata,
- osiągniętych wyników,
- zakresu obowiązków,
- posiadanych kwalifikacji.
Wdrożenie nowych zasad jest znacznie łatwiejsze dzięki nowoczesnym narzędziom HR, które wspierają ewidencję czasu pracy, analizę struktury wynagrodzeń oraz automatyczne raportowanie. Dane Polskiego Forum HR pokazują, że organizacje korzystające z dedykowanych rozwiązań spędzają niemal o połowę mniej czasu na formalnościach związanych z jawnością płac.
Nie można pominąć roli szkoleń dla działów personalnych i menedżerów, które powinny obejmować:
- nowe regulacje prawne,
- techniki rekrutacji niewymagającej podawania dotychczasowych zarobków,
- obiektywne metody oceny kandydatów,
- praktyki transparentnej komunikacji w sprawach płacowych.
Odpowiednio przygotowane zespoły znacznie rzadziej popełniają błędy naruszające nowe standardy przejrzystości.
Ważnym aspektem jest także właściwe prowadzenie dokumentacji, tj.:
- archiwizacja korespondencji z kandydatami,
- dokumentowanie decyzji dotyczących wynagrodzeń,
- przechowywanie uzasadnień ewentualnych różnic płacowych,
- kompletowanie danych niezbędnych do sporządzania raportów.
Koszty dostosowania polityki wynagrodzeń różnią się w zależności od wielkości firmy:
| wielkość firmy | przybliżony koszt |
|---|---|
| małe firmy | 15-30 tysięcy złotych |
| średnie firmy | 40-80 tysięcy złotych |
| największe firmy | powyżej 100 tysięcy złotych |
Często wdrożenie wymaga powołania wyspecjalizowanych zespołów ds. zmian, zwykle złożonych z przedstawicieli:
- działu kadr,
- zarządu,
- departamentu prawnego.
83% firm, które skutecznie dostosowały się do zmian, zdecydowało się na takie rozwiązanie.
Nie można zapominać o analizie potencjalnych ryzyk związanych z nieprzestrzeganiem przepisów, dlatego warto:
- zidentyfikować słabe punkty,
- przygotować plan naprawczy,
- wdrożyć skuteczne mechanizmy kontroli,
- ustalić jasne procedury na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Budowanie otwartej i rzetelnej komunikacji wewnętrznej jest kluczowe – pracownicy otrzymujący przejrzyste informacje o zmianach są bardziej usatysfakcjonowani i rzadziej rozważają zmianę pracodawcy.
Dobry harmonogram wdrożenia pozwala realizować nowe zasady krok po kroku, bez zbędnego pośpiechu. Eksperci rekomendują rozpoczęcie przygotowań z przynajmniej półtorarocznym wyprzedzeniem, co oznacza konieczność startu działań najpóźniej latem 2024 roku.
Jakie są długofalowe skutki obowiązku ujawniania wynagrodzeń na rynku pracy?
Transparentność wynagrodzeń, która zacznie obowiązywać od grudnia 2025 roku, wprowadzi istotne przeobrażenia na polskim rynku pracy. Z danych Europejskiego Instytutu ds. Równości Płci wynika, że ujawnienie wysokości zarobków pozwala w ciągu pierwszych pięciu lat zredukować różnicę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn o 3–7%. Doświadczenia krajów nordyckich, które wdrożyły te zasady ponad dekadę temu, pokazują, że w dłuższym horyzoncie czasowym można osiągnąć spadek tych rozbieżności nawet o 12%.
Jawność płac prowadzi do wyrównania wynagrodzeń w gospodarce. Według OECD, firmy muszą teraz jasno wykazać, skąd biorą się różnice w pensjach, opierając się na konkretnych, mierzalnych kryteriach. W efekcie obserwujemy, między innymi, że:
- w sektorach z przewagą kobiet wybory płacowe stają się bardziej sprawiedliwe, tam dysproporcje spadają o 15–20%,
- poprawiają się zarobki w branżach zazwyczaj gorzej opłacanych,
- konkurencja o specjalistów przybiera na sile.
Wprowadzenie transparentności zmienia też atmosferę wewnątrz firm. Badania Instytutu Badań Strukturalnych potwierdzają, że przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na otwartość w kwestiach płacowych, zyskały na zaufaniu pracowników do pracodawcy – wzrosło ono aż o 23%. Równocześnie poprawiło się zadowolenie z pracy (o 17%) oraz poczucie sprawiedliwości (aż o 31%).
Zmiana podejścia do zarządzania wynagrodzeniami wydaje się nieunikniona. Firmy, wdrażając przejrzystość płac, coraz częściej budują przejrzyste, oparte na jasnych zasadach systemy wynagradzania i wartościowania stanowisk, ograniczając subiektywność decyzji przełożonych. Aż trzy czwarte organizacji, które wprowadzają rozwiązania dotyczące jawności wynagrodzeń, jednocześnie porządkuje ścieżki rozwoju zawodowego swoich pracowników.
Wpływ transparentności na mobilność zawodową jest wyraźnie widoczny. Według badań PwC, przejrzystość wynagrodzeń w pierwszych dwóch latach przekłada się na zwiększoną rotację pracowników o około 9–11%. Z czasem jednak, gdy poczucie sprawiedliwości rośnie, liczba odejść spada nawet o 13–18%.
Transparentność kształtuje także rynkowe standardy. Przykłady z krajów, które już wprowadziły podobne przepisy, pokazują, że:
- 62% firm publikuje szczegółowe informacje na temat zasad wynagradzania,
- 79% przedsiębiorstw dokładnie określa, jakie warunki należy spełnić, by otrzymać premię,
- 57% otwiera się na publiczne dyskusje o polityce płacowej.
W dłuższej perspektywie pojawia się zjawisko „wage compression”, czyli zwężenia różnic między najwyższymi a najniższymi pensjami. W ciągu 5–7 lat takie rozbieżności mogą zmaleć średnio o 15–22%. Przykład Danii i Szwecji wyraźnie ilustruje tę tendencję – relacja wynagrodzenia zarządu do przeciętnej płacy zmniejszyła się tam z 23:1 do 16:1 w ciągu dziesięciu lat.
Kwestia jawnych pensji znacząco wpływa również na rekrutację. Raport ManpowerGroup wskazuje, że aż 84% pracodawców o przejrzystych płacach decyduje się na ujednolicenie procesów zatrudniania, wprowadzając:
- obiektywne testy kompetencji,
- anonimowe aplikacje na wstępnym etapie selekcji.
Otwartość w wynagradzaniu przyspiesza także cyfrową transformację HR. Już po kilku latach od wprowadzenia jawności dwie trzecie średnich i dużych przedsiębiorstw inwestuje w nowoczesne narzędzia do zarządzania płacami i rozwojem umiejętności.
Patrząc w perspektywie dekady, transparentność pensji przyczynia się do budowy bardziej sprawiedliwego społeczeństwa. Doświadczenia krajów nordyckich potwierdzają, że polityka otwartych wynagrodzeń podnosi poziom zaufania społecznego o 13–17 punktów procentowych w ciągu 8–10 lat.
Według danych Instytutu Millward Brown, jawność pensji zachęca więcej kobiet do aktywności zawodowej – w ciągu pięciu lat ich udział na rynku pracy rośnie o 3–5%, a liczba liderek wzrasta o 7–9%. Dla Polski to szansa na wzrost PKB na poziomie 1,3–1,8%, wynikający z lepszego wykorzystania dostępnych talentów.
Wreszcie, zmiana przepisów odpowiada na oczekiwania młodego pokolenia. Nowi pracownicy mają coraz większą świadomość i wymagania – aż 86% z nich, według badań CBOS, uważa przejrzystość systemu płacowego za jeden z najważniejszych elementów etycznego postępowania biznesowego.
