Tradycyjne listy polecone stopniowo odchodzą do lamusa
Wraz z wprowadzeniem systemu e-doręczeń zmienia się sposób, w jaki komunikujemy się z urzędami i różnymi instytucjami. Od 1 lipca 2025 roku kolejne grupy zostaną objęte tym rozwiązaniem. Jakie znaczenie ma to dla obywateli i przedsiębiorstw?
Nowa era korespondencji – system e-doręczeń
System e-doręczeń, będący cyfrowym odpowiednikiem listów poleconych, usprawnia wymianę dokumentów, zachowując przy tym pełną moc prawną. To rozwiązanie pozwala na szybszą, bezpieczniejszą i bardziej ekonomiczną komunikację. Dzięki niemu nie trzeba już fizycznie dostarczać dokumentów, co skraca czas oczekiwania i eliminuje ryzyko zagubienia przesyłek.
Bazą działania systemu są unijne przepisy eIDAS oraz polska ustawa o doręczeniach elektronicznych z 2020 roku. Największe zalety to:
- błyskawiczne przekazywanie dokumentów,
- elektroniczne potwierdzenie odbioru,
- znaczne ograniczenie kosztów związanych z drukiem i wysyłką.
Kiedy obowiązek e-doręczeń stanie się rzeczywistością?
Wdrożenie systemu rozpoczęło się 1 stycznia 2025 roku. Na początek objęto nim instytucje państwowe, takie jak:
- ZUS,
- KRUS,
- NFZ,
- nowo rejestrowane podmioty w KRS i CEiDG.
Od 1 lipca 2025 roku obowiązek obejmie przedsiębiorstwa zarejestrowane w CEiDG przed końcem 2024 roku, które dokonają zmian po tej dacie.
Pełne wdrożenie planowane jest na 1 października 2029 roku. Wówczas system obejmie również:
- sądy,
- prokuraturę,
- organy ścigania,
- samorządy korzystające z hybrydowych usług publicznych.
Kogo obejmuje system?
Z systemu e-doręczeń korzystają zarówno instytucje publiczne, jak i prywatne. Już dziś używają go:
- organy administracji,
- uczelnie,
- instytucje kultury,
- przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, w tym adwokaci i notariusze.
Wśród kluczowych użytkowników znajdują się także ZUS, KRUS i NFZ, co usprawnia ich współpracę z obywatelami oraz firmami.
Dlaczego warto wprowadzić e-doręczenia?
Korzyści płynące z e-doręczeń są liczne:
- oszczędności dla przedsiębiorstw – brak konieczności drukowania i wysyłania tradycyjnych listów,
- przyspieszenie procesów administracyjnych i poprawa komunikacji z obywatelami,
- ograniczenie zużycia papieru i emisji CO2,
- wysoki poziom bezpieczeństwa cyfrowego dzięki zaawansowanym technologiom kryptograficznym,
- eliminacja ryzyka zagubienia dokumentów.
E-doręczenia to istotny krok w kierunku cyfryzacji administracji i biznesu. Choć wdrożenie wymaga zmian w systemach IT, to długofalowe korzyści, takie jak szybsza, bardziej ekologiczna i bezpieczna komunikacja, są nie do przecenienia.
