Co to są Nowe zasady liczenia stażu ZUS i jakie zmiany wprowadzają?
Nadchodząca reforma dotycząca liczenia stażu pracy w ZUS wynika ze zmian w Kodeksie pracy. Nowe przepisy będą wprowadzane stopniowo — od 1 stycznia 2026 roku obejmą pracowników sektora finansów publicznych, a od 1 maja tego samego roku również pracowników prywatnych firm.
Najważniejsza różnica polega na znacznie szerszym uwzględnianiu okresów zaliczanych do stażu. Dotychczas wliczano głównie pracę na umowie o pracę, natomiast teraz do stażu będą zaliczane m.in.:
- okresy pracy na podstawie umowy zlecenia lub agencyjnej,
- czas prowadzenia własnej działalności gospodarczej,
- okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych,
- czas opieki nad dzieckiem, jeśli były w tym czasie opłacane składki emerytalne i rentowe.
Głównym celem zmian jest ujednolicenie zasad uwzględniania różnych form zatrudnienia i aktywności zawodowej w jednym systemie. Jest to korzystne dla pracowników, ponieważ staż wpływa na takie prawa jak:
- wymiar urlopu,
- długość okresu wypowiedzenia,
- wysokość należnych odpraw.
Ustawodawca wprowadził możliwość wliczania zarówno okresów składkowych, jak i nieskładkowych, co jest szczególnie ważne dla osób, które w swojej karierze miały różne formy zatrudnienia lub prowadziły własny biznes. Dzięki temu będą mogły wykazać dłuższy staż, zwiększając zakres przysługujących im praw.
Nowe zasady odpowiadają na zmieniającą się sytuację na rynku pracy i rosnące zainteresowanie elastycznymi formami zatrudnienia, gwarantując jednocześnie bardziej sprawiedliwe podejście do liczenia stażu bez względu na formę pracy i rodzaj aktywności zawodowej.
Dlaczego Nowe zasady liczenia stażu ZUS są ważne dla pracowników i przedsiębiorców?
Nowe zasady liczenia stażu w ZUS to krok ku sprawiedliwszemu systemowi ubezpieczeń społecznych, obejmujący zarówno tradycyjne etaty, jak i inne formy aktywności zawodowej, co lepiej odzwierciedla rzeczywiste doświadczenia pracowników i przedsiębiorców.
Zmienione przepisy przynoszą pracownikom wiele korzyści, takich jak:
- dłuższy urlop wypoczynkowy, umożliwiający lepszy odpoczynek i zachowanie zdrowego balansu między pracą a życiem osobistym,
- wydłużone okresy wypowiedzenia, które dają większe poczucie bezpieczeństwa i więcej czasu na znalezienie nowej pracy,
- wyższe dodatki stażowe, obejmujące szerszy zakres doświadczenia zawodowego,
- większe odprawy przy zakończeniu współpracy, zapewniające ochronę na czas poszukiwania zatrudnienia.
Dłuższy udokumentowany staż otwiera więcej możliwości, zwłaszcza tam, gdzie doświadczenie jest kluczowe.
Dla przedsiębiorców zmiany oznaczają możliwość wliczania do stażu różnorodnych okresów wcześniejszego zatrudnienia oraz czasu prowadzenia firmy. To jest szczególnie ważne dla osób ubiegających się o:
- kredyt,
- dotację,
- udział w przetargach.
Od 2026 roku w programie Mały ZUS plus obowiązywać będzie nowy limit – ulga będzie dostępna przez 36 miesięcy, liczonych od początku, niezależnie od wcześniejszego uczestnictwa w programie. To udogodnienie uczyni prowadzenie firmy bardziej dostępnym, zwłaszcza dla debiutujących przedsiębiorców i właścicieli małych działalności.
Zmiany odpowiadają na aktualne trendy na rynku pracy, gdzie rośnie popularność elastycznych form zatrudnienia. Docenienie każdej formy pracy sprzyja stabilizacji zawodowej i poprawie warunków finansowych zarówno pracowników, jak i właścicieli firm.
Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy według Nowych zasad?
Nowe zasady dotyczące liczenia stażu pracy znacząco rozszerzają katalog okresów uwzględnianych przy wyliczaniu doświadczenia zawodowego. Reforma tworzy jeden, wspólny system obejmujący niemal każdą formę zatrudnienia i prowadzenia działalności.
Zgodnie ze zmienionymi przepisami, do stażu będą wliczane między innymi:
- umowy cywilnoprawne, czyli zlecenia i agencyjne, traktowane na równi z umową o pracę,
- okres prowadzenia własnej działalności gospodarczej, niezależnie od profilu czy sposobu rozliczania,
- członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz kółkach rolniczych,
- zatrudnienie poza Polską na podstawie innych form niż klasyczna umowa o pracę, pod warunkiem odprowadzania składek w kraju zatrudnienia,
- sprawowanie opieki nad dzieckiem, jeśli w tym czasie były opłacane składki emerytalne i rentowe,
- wybrane przerwy w działalności gospodarczej, takie jak opieka nad dzieckiem i inne przypadki określone przez prawo.
Dodatkowo uwzględnione zostaną inne formy aktywności zawodowej objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, które dotąd były pomijane.
Kluczowe jest właściwe udokumentowanie wszystkich okresów pracy i działalności zawodowej. Każdy taki czas należy potwierdzić odpowiednimi zaświadczeniami, świadectwami lub innymi dokumentami wystawionymi przez pracodawcę, ZUS lub inne instytucje.
Osoby prowadzące działalność powinny przygotować dokumenty rejestracyjne oraz potwierdzenia opłacenia składek. W przypadku pracy wykonywanej za granicą niezbędne będą zaświadczenia od zagranicznych pracodawców lub lokalnych instytucji ubezpieczeniowych.
Aby skorzystać z nowych przepisów, należy złożyć wniosek poparty pełną dokumentacją potwierdzającą okresy zatrudnienia lub aktywności. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku okresy te zostaną dopisane do stażu pracy, co może przełożyć się na wyższe świadczenia i dodatkowe uprawnienia.
Jak Nowe przepisy wpływają na obowiązki pracodawców?
Wprowadzenie nowych zasad naliczania stażu pracy wiąże się z dodatkowymi zadaniami administracyjnymi i organizacyjnymi dla pracodawców. Wdrożenie tych zmian nastąpi etapami – sektor finansów publicznych musi być gotowy do ich stosowania już od początku 2026 roku, a podmioty prywatne mają czas do maja tego samego roku.
Pracodawcy będą zobowiązani do weryfikacji i ewidencjonowania znacznie szerszego zakresu okresów zaliczanych do stażu pracy niż dotychczas. Obejmuje to między innymi:
- czas pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak zlecenia czy umowy agencyjne,
- lata prowadzenia własnej działalności gospodarczej przez pracownika przed podjęciem obecnego zatrudnienia,
- członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych,
- okresy opieki nad dzieckiem, jeśli w tym czasie odprowadzane były składki.
Konsekwencją zmian będzie konieczność modernizacji systemów kadrowo-płacowych, aby prawidłowo wyliczać świadczenia zależne od długości stażu, takie jak urlop wypoczynkowy, dodatki stażowe czy odprawy. Równocześnie pracodawcy będą musieli dostosować regulaminy wewnętrzne oraz politykę wynagradzania zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy.
Jednym z kluczowych wyzwań będzie zbieranie i weryfikowanie dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia oraz inne okresy aktywności zawodowej. Konieczne stanie się wprowadzenie jasnych procedur przyjmowania i sprawdzania zaświadczeń oraz prowadzenie szczegółowej dokumentacji uwzględniającej nowe rodzaje dokumentów potwierdzających staż.
Pracodawcy będą również musieli dostosować raportowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych poprzez modyfikację sposobu wypełniania dokumentów takich jak ZUS DRA czy ZUS RCA, aby uwzględniały nowe zasady liczenia stażu. Szkolenia i podnoszenie kompetencji działu kadr w zakresie nowych przepisów stanie się niezbędne, aby dokumentacja była uzupełniana bezbłędnie.
Zmiany obejmą także umowy o pracę i inne dokumenty związane z zatrudnieniem, szczególnie w zakresie świadczeń zależnych od długości pracy oraz wynagrodzenia. Często będzie konieczne ich ponowne przeanalizowanie i aktualizacja.
Pracownicy powinni zostać poinformowani o nowych uprawnieniach wynikających z przepisów, co wymaga:
- opracowania czytelnych materiałów informacyjnych,
- zapewnienia pomocy w składaniu wniosków o zaliczenie dodatkowych okresów do stażu pracy.
Większe firmy prawdopodobnie przeprowadzą audyt kadrowy, który pozwoli zidentyfikować osoby, których staż ulegnie zmianie po wejściu nowych przepisów. To umożliwi lepsze oszacowanie przyszłych wydatków związanych z wdrożeniem reformy oraz efektywne zaplanowanie budżetu na świadczenia pracownicze.
Jak Nowe zasady liczenia stażu ZUS mogą wpłynąć na przyszłe świadczenia emerytalne?
Od 2026 roku ZUS zacznie stosować nowe zasady liczenia stażu pracy, które znacząco wpłyną na wysokość przyszłych emerytur. Reforma ma na celu precyzyjniejsze uwzględnienie całego przebiegu kariery zawodowej każdego ubezpieczonego, co stanowi istotny krok dla całego systemu emerytalnego.
Długość stażu pracy odgrywa kluczową rolę przy przyznawaniu minimalnej emerytury. Obecnie wymagany okres ubezpieczeniowy to 20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn. Wkrótce jednak zostaną wliczone do stażu także okresy wcześniej pomijane, takie jak umowy cywilnoprawne czy działalność gospodarcza.
Od 2026 roku gwarantowana minimalna emerytura brutto wyniesie 1878,91 zł, co przekłada się na około 1710 zł "na rękę". Kwota ta opiera się na zwaloryzowanych składkach i zgromadzonym kapitale początkowym. Wysokość świadczenia zależy więc nie tylko od długości stażu, lecz przede wszystkim od sumy zgromadzonych składek, które rosną wraz z długością zatrudnienia.
Zmiany dotyczą także zasad przechodzenia na emeryturę: im dłużej pracujesz po osiągnięciu wieku emerytalnego, tym wyższe świadczenie. Kontynuacja zatrudnienia może zwiększyć emeryturę nawet o 25%, ponieważ rośnie suma odprowadzanych składek, skraca się czas pobierania świadczenia oraz korzystniejszy staje się statystyczny wskaźnik długości życia.
Reformie podlega także obliczanie kapitału początkowego, co szczególnie dotyczy osób pracujących przed 1999 rokiem. Uwzględnienie większej liczby okresów składkowych może podnieść wartość kapitału, a tym samym wysokość świadczenia.
Warto podkreślić, że reforma otworzy nowe możliwości dla osób mających trudności z udokumentowaniem stażu, zwłaszcza w przypadku umów cywilnoprawnych sprzed 1999 roku. Jeśli składki były wówczas odprowadzane, nawet dobrowolnie, te okresy zostaną doliczone do stażu.
Zmiany nie obejmują świadczeń honorowych dla stulatków, które przysługują niezależnie od składek, oraz ulgi podatkowej PIT-0 dla seniorów, które pozostają bez zmian.
Osoby z częścią kariery za granicą również skorzystają – zatrudnienie poza Polską będzie wliczane do polskiego stażu, pod warunkiem odprowadzania tam składek, co może znacząco wpłynąć na wysokość przyszłych emerytur.
Dzięki rozszerzeniu okresów zaliczanych do stażu wzrośnie liczba osób uprawnionych do wcześniejszej emerytury, jeśli spełnią kryteria dotyczące lat składkowych. Zmiana ta jest szczególnie ważna dla osób pracujących w trudnych lub nietypowych warunkach.
Cała reforma prowadzi do stworzenia systemu, który lepiej uwzględnia różnorodne formy aktywności zawodowej, oddając pełniej faktyczny wkład pracujących i zapewniając lepsze zabezpieczenie na przyszłość – niezależnie od wybranej ścieżki kariery.
