Co to jest podatek od zwrotu kosztów elektrycznych samochodów?
Podatek od zwrotów kosztów za korzystanie z samochodów elektrycznych to dodatkowe obciążenie nakładane na środki wypłacane pracownikowi przez pracodawcę w ramach rekompensaty za służbowe wykorzystywanie własnego auta elektrycznego. Zgodnie z aktualnymi przepisami, takie zwroty traktowane są jako dochód pracownika, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Największym problemem jest brak jasnych regulacji dotyczących rozliczania kosztów użytkowania samochodów elektrycznych w celach służbowych. Funkcjonujące obecnie stawki kilometrówki zostały stworzone głównie z myślą o pojazdach z silnikiem spalinowym i nie uwzględniają specyfiki auta na prąd. O ile w przypadku aut spalinowych przepisy precyzyjnie określają stawki za każdy pokonany kilometr, właściciele „elektryków” nie mają takiego przywileju.
W efekcie zwrot wydatków za wykorzystanie prywatnego samochodu elektrycznego podczas pracy uznawany jest za zwykły dochód pracownika. Oznacza to brak możliwości skorzystania ze stawek preferencyjnych lub zwolnień podatkowych. Każda otrzymana w ten sposób kwota należy uwzględnić w rozliczeniu rocznym i rozliczyć z fiskusem.
Takie przepisy sprawiają, że osoby korzystające z aut elektrycznych są w mniej korzystnej sytuacji podatkowej w porównaniu do właścicieli samochodów spalinowych. Dopóki ustawy nie zostaną zaktualizowane o zapisy dotyczące elektromobilności, użytkownicy elektryków pozostaną zobowiązani do płacenia podatku od zwrotów za ich służbowe użytkowanie.
Warto dodać, że rozliczanie wydatków związanych z ładowaniem samochodów służbowych w firmie wygląda inaczej:
- przy użytkowaniu mieszanym można odliczyć 75% kosztów,
- przy wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do celów firmowych – nawet całość wydatków, czyli 100%.
Dlaczego zwrot kosztów używania samochodu elektrycznego wiąże się z przychodem pracownika?
Zwrot kosztów związanych z wykorzystaniem prywatnego samochodu elektrycznego do celów służbowych uznawany jest za przychód pracownika z kilku powodów. Najważniejszym z nich jest to, że polskie przepisy podatkowe nie dostosowały się jeszcze do realiów rynku pojazdów elektrycznych.
Na tę chwilę brak jest regulacji, które jasno określałyby zasady refundacji kosztów eksploatacji elektryków wykorzystywanych w firmach. Tzw. kilometrówka, czyli urzędowe stawki rozliczania jazd służbowych samochodem prywatnym, została przewidziana wyłącznie dla aut spalinowych i uwzględnia wydatki typowe właśnie dla nich, jak koszty paliwa czy serwis. Samochody elektryczne generują jednak inne rodzaje kosztów, takie jak:
- wydatki na energię,
- różne tempo zużycia podzespołów.
Do tej pory nie opracowano analogicznych przepisów dotyczących pojazdów na prąd. W efekcie zwroty otrzymywane przez osoby korzystające z własnych aut elektrycznych w celach służbowych traktowane są tak samo jak każdy inny przychód. Oznacza to brak podatkowych udogodnień, na które mogą liczyć właściciele samochodów spalinowych.
Z podatkowego punktu widzenia takie zwroty:
- podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych,
- zobowiązują pracodawcę do wykazania tych kwot jako przychodu ze stosunku pracy,
- wymagają odprowadzenia zaliczki na podatek PIT.
Co ciekawe, chociaż opodatkowanie tych świadczeń jest wymagane, nie stanowią one podstawy do obliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Taka rozbieżność dodatkowo komplikuje rozliczenia zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Cała sytuacja wydaje się przeczyć oficjalnym deklaracjom o wsparciu dla rozwoju elektromobilności w Polsce. Użytkownicy służbowych aut elektrycznych mają niekorzystniejsze zasady podatkowe niż właściciele pojazdów spalinowych, którzy mogą rozliczać koszty przejazdów na podstawie kilometrówki, korzystając przy tym ze zwolnień podatkowych. Posługujący się elektrykami muszą każdorazowo traktować uzyskane zwroty jako zwyczajny przychód.
To wyzwanie także dla firm. Pracodawcy nie mają możliwości zaliczenia tych kosztów do wydatków uzyskania przychodu na preferencyjnych warunkach, z których mogą korzystać ci, którzy zwracają pracownikom koszty użytkowania samochodów spalinowych.
Jakie przepisy regulują podatek od zwrotu kosztów elektrycznych samochodów?
Obecnie w polskim prawie nie znajdziemy szczegółowych regulacji dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników za korzystanie z prywatnych samochodów elektrycznych w celach służbowych. W tej sytuacji stosuje się przede wszystkim ogólne przepisy, takie jak:
- ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), która obejmuje zasady opodatkowania wszelkiego rodzaju przychodów, w tym również zwrotu wydatków za używanie własnego samochodu w pracy,
- rozporządzenia Ministra Infrastruktury, które określają tzw. stawkę „kilometrówki”, lecz jej wysokość zależna jest od pojemności silnika spalinowego, co nijak nie przekłada się na auta bezemisyjne.
Do najważniejszych problemów obecnych regulacji należą:
- wysokość kilometrówki oblicza się w oparciu o parametry jednostek benzynowych, przez co zasady te nie przystają do specyfiki samochodów napędzanych prądem,
- zwolnienia podatkowe i limity dotyczą wyłącznie pojazdów spalinowych, z pominięciem aut elektrycznych,
- choć ustawa o elektromobilności oraz paliwach alternatywnych zwalnia samochody elektryczne z akcyzy, to nie odnosi się do sposobu rozliczania ich kosztów eksploatacyjnych.
W praktyce oznacza to, że pracodawca, który rekompensuje pracownikowi wydatki wynikające z wykorzystania prywatnego auta elektrycznego do celów firmy, jest zobowiązany:
- potraktować te kwoty jako dochód pracownika,
- pobrać od nich podatek dochodowy,
- oraz uwzględnić je w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-11.
Aktualnie procedowane są nowe przepisy mające na celu uregulowanie kwestii związanych z pojazdami korzystającymi z alternatywnych źródeł energii, takimi jak auta na prąd czy wodór. Przewiduje się, że nowe rozwiązania wejdą w życie w 2026 roku.
Jeśli natomiast chodzi o możliwość odliczania kosztów eksploatacji samochodów elektrycznych oraz rozliczanie podatku VAT, obowiązują te same zasady, co dla innych firmowych pojazdów:
- w przypadku użytkowania zarówno prywatnego, jak i służbowego, odliczeniu podlega 75% kosztów ładowania,
- jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej, można odpisać 100% wydatków.
Urzędy skarbowe w swoich indywidualnych interpretacjach potwierdzają, że w sytuacji braku szczegółowych regulacji, zwrot wydatków za użytkowanie elektryków podlega takim samym zasadom podatkowym, jak inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.
Dlaczego spółki muszą zadbać o szczegółową dokumentację zwrotu kosztów energii?
Prawidłowe udokumentowanie zwrotu kosztów związanych z energią elektryczną wykorzystywaną do ładowania firmowych samochodów elektrycznych odgrywa istotną rolę w rozliczeniach podatkowych przedsiębiorstw. Aby firma mogła zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest staranne gromadzenie wszelkich dowodów potwierdzających poniesione nakłady.
Gdy przedsiębiorstwo rekompensuje pracownikom opłaty za ładowanie samochodów elektrycznych – zwłaszcza jeśli odbywa się to w ich miejscu zamieszkania – powinno zadbać o odpowiednią dokumentację. Wśród wymaganych materiałów powinny znaleźć się:
- informacje dotyczące faktycznego zużycia energii przez pojazd służbowy,
- faktury za prąd,
- precyzyjne wskazanie lokalizacji punktu poboru energii (tzw. PPE),
- dokumentacja związana z przydomową stacją ładowania,
- ewidencja potwierdzająca firmowy charakter korzystania z samochodu.
Podczas kontroli skarbowych urzędnicy szczegółowo analizują, czy firmy zgromadziły wszystkie niezbędne dokumenty. W przypadku braków, wydatki na ładowanie mogą zostać wyłączone z kosztów podatkowych, co automatycznie zwiększy podstawę opodatkowania spółki.
Jeśli auto elektryczne służy nie tylko do celów zawodowych, ale również prywatnych, firma ma prawo odliczyć 75% kosztów energii, pod warunkiem rzetelnego potwierdzenia, że wydatki rzeczywiście dotyczą użytkowania firmowego.
W kontekście rozliczenia podatku VAT bardzo ważne jest oddzielenie zużycia energii na potrzeby służbowe od prywatnych. Należy dokładnie wyliczyć prąd zużyty do ładowania auta firmowego oraz przechowywać potwierdzające to dokumenty.
Interpretacje organów skarbowych podkreślają, że musi istnieć wyraźne powiązanie kosztów energii z działalnością gospodarczą firmy. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie ładowanie pojazdu odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika i łatwiej o podważenie zasadności wydatku.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie przez organizację wewnętrznych zasad dotyczących ewidencji i rozliczania wydatków na energię elektryczną, z uwzględnieniem specyfiki samochodów elektrycznych. Można w tym celu:
- prowadzić szczegółowy rejestr tras służbowych,
- oddzielnie zapisywać każde ładowanie – rozróżniając ich cel,
- gromadzić potwierdzenia wszelkich płatności oraz raporty z miejsc poboru energii.
Dokładna dokumentacja stanowi istotne zabezpieczenie firmy na wypadek kontroli podatkowej oraz umożliwia rzetelne rozliczenia fiskalne czy składkowe. Ze względu na niejasności przepisów dotyczących rozliczania kosztów eksploatacyjnych pojazdów elektrycznych, odpowiednia ewidencja nabiera jeszcze większego znaczenia.
