Przedsądowe wezwanie do zapłaty – jak je napisać i kiedy wysłać?

Termin płatności wystawionej przez Ciebie faktury minął, ale kontrahent jej nie uregulował? Nie powinieneś zwlekać z działaniem. Jak najszybciej napisz i wyślij dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Jest to pierwszy krok do odzyskania należności i niezbędny element windykacji polubownej. Dowiedz się jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty, jakie niezbędne elementy musi zawierać, oraz kiedy i w jakiej formie je wysłać.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – co to za dokument?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest dokumentem sporządzanym przez wierzyciela i wysyłanym dłużnikowi. Ma on na celu przypomnienie o zaległej należności w sposób polubowny, bez wkraczania na formalną drogę sądową. Na tym etapie dłużnik ma okazję do wyjaśnienia przyczyn zwłoki i przedstawienia planu spłaty.

Dla wierzyciela jest to bardzo ważny dokument, ponieważ jeśli dojdzie do sytuacji, w której polubowne rozwiązanie sprawy okaże się niemożliwe, wezwanie do zapłaty stanie się dowodem w sprawie sądowej. Między innymi dlatego musisz wiedzieć, jak je prawidłowo napisać.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Prawidłowo napisane wezwanie do zapłaty zawiera w sobie dane wierzyciela, dłużnika i informacje na temat długu. Choć nie ma oficjalnego wzoru takiego dokumentu, który obowiązywałby każdego wierzyciela, muszą znaleźć się w nim pewne obowiązkowe elementy. Sporządzając wezwanie do zapłaty, należy też wystrzegać się błędów, przez które dokument mógłby zostać uznany za nieważny.

Niezbędne elementy przedsądowego wezwania do zapłaty

Prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty musi zawierać obowiązkowe elementy:

• Data i miejsce sporządzenia pisma
• Dane wierzyciela – jeśli wierzycielem jest firma, podaj jej dokładną nazwę i adres, jeśli wierzyciel to osoba fizyczna podaj imię, nazwisko oraz adres.
• Dane dłużnika – jeśli dłużnikiem jest firma, podaj jej dokładną nazwę i adres, w przypadku osoby fizycznej konieczne będzie imię, nazwisko oraz adres dłużnika.
• Nazwa pisma – inaczej jego tytuł, na tym etapie określasz, czy wysyłasz wezwanie do zapłaty, przedsądowe wezwanie do zapłaty, czy ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, sam tytuł nie ma znaczenia z punktu widzenia prawa.
• Cel pisma i opis długu – bezpośredni zwrot do dłużnika z informacją o konieczności niezwłocznego uregulowania należności oraz jej opis. Musisz podać źródło, z którego wynika obowiązek zapłaty i jest podmiotem wezwania (np. faktura, umowa pożyczki prywatnej). Musisz też podać kwotę należności i walutę.
• Odsetki i sposób płatności – jeśli doliczasz odsetki, lub koszty odzyskania należności powinieneś wspomnieć o nich w wezwaniu do zapłaty, określ też sposób płatności i podaj dane niezbędne do jej dokonania np. numer rachunku bankowego.
• Termin spłaty długu – określ datę, do którego zobowiązanie powinno być uregulowane, zachęć do zakończenia sprawy i przedstaw konsekwencje prawne, które pojawią się jeśli dłużnik będzie konsekwentnie unikał spłaty.
• Podpis wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty sporządzone zgodnie z powyższymi wskazówkami będzie ważne, a w przypadku skierowania sprawy do sądu stanie się istotnym dowodem na próbę polubownego rozwiązania sporu. Pamiętaj jednak, że nawet najlepiej napisane przedsądowe wezwanie do zapłaty może być nieważne lub nieskuteczne.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne lub nieskuteczne?

Wezwanie do zapłaty jest nieważne jeśli wysłano je bez podstaw do dochodzenia roszczenia wierzyciela. Jeśli żądasz spłaty długu, na który nie masz dowodu, albo dłużnik już przesłał środki na Twoje konto, wezwanie do zapłaty zostaje uznane za nieważne.

Nieskuteczne przedsądowe wezwanie do zapłaty to z kolei takie, które zostało wysłane na nieprawidłowy adres, zawiera błędy formalne lub zostało wysłane po okresie przedawnienia roszczenia. Przedsądowe wezwanie do zapłaty to jeden z elementów polubownego postępowania windykacyjnego. Możesz przeprowadzać je z firmą windykacyjną lub samodzielnie.

Polubowne postępowanie windykacyjne – samodzielnie lub z firmą

Polubowny etap postępowania windykacyjnego możesz przeprowadzić samodzielnie lub z profesjonalną firmą windykacyjną. Niektóre większe firmy mają też swój wewnętrzny dział windykacji, który ma za zadanie dochodzenie roszczeń przedsiębiorstwa. Jednak mniejsze działalności gospodarcze lub osoby prywatne działają same, lub ze wsparciem kancelarii.

Samodzielne sporządzenie przedsądowego wezwania

Wysyłając przedsądowe wezwanie do zapłaty zaraz po upłynięciu terminu płatności, rozpoczynasz samodzielne działania windykacyjne. W wielu przypadkach przynosi to zamierzony skutek i dłużnik reguluje zobowiązanie w wyznaczonym na dokumencie terminie bez konieczności wnoszenia opłat do firm czy kancelarii, oraz bez postępowania sądowego. Jeśli jednak wolisz od początku powierzyć sprawę profesjonalistom, zgłoś się do firmy windykacyjnej.

Sporządzenie dokumentu z firmą windykacyjną

Przedsądowe wezwanie do zapłaty sporządzone przez firmę lub kancelarię windykacyjną robi na dłużniku większe wrażenie niż samodzielnie wydrukowany i podpisany wzór dokumentu z internetu. Sam fakt, że do sprawy zostali zaangażowani profesjonaliści, sprawia, że windykacja polubowna staje się dużo bardziej skuteczna.

Zanim zdecydujesz się na współpracę skorzystaj z porównywarki CashFix i wybierz taką firmę lub kancelarię, która będzie wyspecjalizowana w sprawach podobnych do Twojej. W przypadku współpracy z firmą to ona dostarczy przedsądowe wezwanie do zapłaty Twojemu dłużnikowi, jednak jeśli zdecydujesz się na windykację samodzielną musisz wiedzieć kiedy i w jakiej formie najlepiej je wysłać.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – kiedy i w jakiej formie je wysłać?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać zaraz po dacie, w której spodziewałeś się zapłaty. Niezależnie od tego, czy to faktura, umowa, rachunek, czy inny dokument, z którego wynika obowiązek uiszczenia zapłaty, wraz z upłynięciem terminu płatności masz prawo się jej domagać.

Na adres dłużnika przedsądowe wezwanie do zapłaty najlepiej jest wysłać za pośrednictwem poczty polskiej lub kuriera. Niektóre firmy praktykują również przesyłanie dokumentu drogą elektroniczną. Wysyłając przedsądowe wezwanie do zapłaty, warto się zabezpieczyć przed ewentualnym zarzutem ze strony dłużnika, który może stwierdzić, że nie mógł zapoznać się z wezwaniem. Najczęściej, ponieważ wylądowało w folderze ze spamem na jego skrzynce mailowej.

Wezwanie do zapłaty warto wysyłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki takiemu rozwiązaniu masz nie tylko potwierdzenie wysłania dokumentu, ale i potwierdzenie odbioru, które wróci do Ciebie pocztą, kiedy dłużnik odbierze przesyłkę. W przypadku postępowania sądowego są to ważne dokumenty potwierdzające Twoje zaangażowanie w sprawę. Ponieważ prawo jednoznacznie nie definiuje ostatecznej formy, jaką powinno mieć wezwanie przedsądowe, możesz spotkać się z kilkoma jego rodzajami.

Rodzaje wezwań do zapłaty i ich znaczenie

W świadomości wierzycieli i dłużników zakorzeniły się cztery rodzaje wezwań do zapłaty:

• wezwanie do zapłaty,
• przedsądowe wezwanie do zapłaty,
• ostateczne wezwanie do zapłaty,
• ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Taki podział utarł się przez to, że zwyczajowo wierzyciel wysyła trzy lub cztery wezwania do zapłaty do swojego dłużnika. Jest to jednak tylko zwyczaj, nieuregulowany prawem. W przypadku skierowania sprawy do sądu będzie on wymagał od Ciebie potwierdzenia, że przynajmniej jeden taki dokument dotarł do dłużnika. Jego nazwa, czy tytuł nie mają znaczenia. Co jednak stanie się, jeśli dłużnik konsekwentnie unika odebrania wezwania do zapłaty?

Co zrobić jeśli dłużnik nie odbierze wezwania do zapłaty?

Jeśli Twój dłużnik nie odbierze przedsądowego wezwania do zapłaty, możesz zrobić kilka rzeczy. Najpierw upewnij się, czy pismo zostało wysłane na odpowiedni adres, a następnie skontaktuj się z dłużnikiem. Jeśli kontakt jest utrudniony lub niemożliwy możesz ponowić wysyłkę wezwania. Jeśli i tym razem nie otrzymasz potwierdzenia, skontaktuj się z firmą lub kancelarią specjalizującą się w ściąganiu długu. Możesz też zgłosić sprawę bezpośrednio do sądu.

Według prawa wola dostarczenia dokumentu dłużnikowi i umożliwienie mu zapoznania się z nim jest wystarczająca w przypadku skierowania sprawy do sądu.

Zatem jeśli pismo przedsądowe zostało dostarczone do domu dłużnika, to miał on okazję się z nim zapoznać. Unikanie odbierania przesyłki poleconej nie będzie skuteczną obroną dla dłużnika w ewentualnym postępowaniu sądowym.

Rola przedsądowego wezwania do zapłaty w postępowaniu sądowym

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to jeden z dokumentów, który będziesz musiał dołączyć do pozwu w na etapie postępowania sądowego. Wraz z dowodem odbioru przesyłki będzie ono dowodem na to, że jako wierzyciel kontaktowałeś się ze swoim dłużnikiem i poinformowałeś go o zaległościach.

Prawidłowo napisane i skutecznie doręczone wezwanie do zapłaty pomoże w uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty na drodze sądowej. Następnie sąd, jeśli stwierdzi, że roszczenie jest zasadne, wyda sądowy nakaz zapłaty. Jeśli uregulowanie płatności nie nastąpi po otrzymaniu nakazu zapłaty, można przejść do wszczęcia postępowania egzekucyjnego.

Otrzymałem przedsądowe wezwanie do zapłaty – co mam robić?

Po otrzymaniu przedsądowego wezwania do zapłaty dłużnik zobowiązany jest do uregulowania należności, nie jest on jednak pozbawiony pola do działania. Jeśli na Twój adres dostarczono przedsądowe wezwanie do zapłaty, musisz przede wszystkim sprawdzić, czy jest ono zasadne. Jeśli uregulowałeś już należności, które z niego wynikają, mogło dojść do pomyłki.

Natomiast jeśli faktycznie doszło do przekroczenia terminu płatności, powinieneś fakturę uregulować natychmiast po otrzymaniu niniejszego wezwania. W przypadku braku wystarczających środków warto skontaktować się z wierzycielem i wyjaśnić przyczyny zwłoki. Wynegocjuj z kontrahentem inny rodzaj spłaty długu, na przykład spłatę w ratach, czy przesunięcie terminu zapłaty.

Ważne, by uniknąć niepotrzebnych konfliktów, ponieważ prowadzić mogą one do pogorszenia stosunków z kontrahentem, sprawy sądowej i wszczęcia egzekucji komorniczej. Niestety podobne konsekwencje mogą wyniknąć z ignorowania wezwania do zapłaty.

Konsekwencje zignorowanie wezwania do zapłaty

Przedsądowe wezwanie do zapłaty nie powinno zostać zignorowane. Dłużnik, który nie podejmuje żadnych działań po jego otrzymaniu, musi liczyć się z konsekwencjami:

• Dodatkowe koszty – wierzyciel ma prawo naliczać odsetki za opóźnienie w płatności i rekompensatę za koszty odzyskania należności.
• Postępowanie windykacyjne – wezwanie dłużnika do zapłaty przez firmę windykacyjną.
• Wszczęcie postępowania sądowego – wierzyciel nie musi zwlekać ze skierowaniem sprawy do sądu, jeśli roszczenie jest zasadne, poskutkuje ono uzyskaniem nakazu zapłaty.
• Wszczęcie postępowania egzekucyjnego z udziałem komornika sądowego.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)