Choć termin wprowadzenia obowiązkowych e-doręczeń zbliża się wielkimi krokami, wielu polskich przedsiębiorców wciąż nie założyło cyfrowej skrzynki. Ministerstwo Cyfryzacji uspokaja, że na razie nie przewidziano za to kar. Jednak brak wdrożenia tego rozwiązania może poważnie skomplikować kontakty z urzędami.
Firmy wciąż ignorują obowiązek e-doręczeń
Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że znaczna część przedsiębiorców wciąż nie jest gotowa na cyfrową transformację w kontaktach z administracją. Na dzień 27 marca 2024 roku jedynie 233 552 firmy z CEiDG oraz 83 651 przedsiębiorstw z KRS posiadało adres do doręczeń elektronicznych. To niewielka liczba w porównaniu do ogólnej liczby firm działających w Polsce.
E-doręczenia to cyfrowa wersja listu poleconego, która umożliwia wymianę dokumentów z urzędami w formie elektronicznej. System ten ma zastąpić zarówno tradycyjną korespondencję papierową, jak i dotychczasowy ePUAP.
Brak kar za brak e-doręczeń, ale są minusy
Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak korzystania z tego systemu. Nie istnieją również przepisy zmuszające przedsiębiorców do zakładania cyfrowych skrzynek. W praktyce oznacza to brak kar finansowych czy administracyjnych.
Jednak przedsiębiorcy, którzy nie zdecydują się na korzystanie z e-doręczeń, pozostaną przy tradycyjnej korespondencji, co może być:
- droższe,
- bardziej czasochłonne,
- mniej wygodne.
Obsługa spraw urzędowych w taki sposób może wpłynąć na wydłużenie procesów i zwiększenie kosztów operacyjnych.
Ważne daty związane z e-doręczeniami
1 stycznia 2025: Start dla wybranych instytucji publicznych i KRS
Od 1 stycznia 2025 roku system e-doręczeń objął organy administracji publicznej, takie jak ZUS, KRUS, NFZ, oraz podmioty zaufania publicznego. Obowiązek ten dotyczy także firm zarejestrowanych w KRS od początku 2025 roku. Wówczas do systemu dołączyło ponad 40 tysięcy instytucji publicznych.
1 kwietnia 2025: Obowiązek dla firm z KRS zarejestrowanych wcześniej
Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa wpisane do KRS do końca 2024 roku będą musiały korzystać z e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że harmonogram został tak opracowany, aby dać firmom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie.
Do 2029 roku: Koniec ePUAP
Do 2029 roku e-doręczenia mają całkowicie zastąpić ePUAP, stając się głównym narzędziem do wymiany korespondencji między administracją a przedsiębiorstwami.
Jak działają e-doręczenia i co zmieniają?
E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów między firmami a urzędami. Pełnią rolę cyfrowego listu poleconego, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą odbierać wezwania, decyzje czy inne dokumenty, a także przesyłać wnioski i załączniki w formie elektronicznej.
Najważniejszą zaletą tego systemu jest:
- oszczędność czasu,
- oszczędność kosztów,
- bezpłatność korespondencji,
- brak konieczności odwiedzania poczty,
- możliwość wysyłania cyfrowych listów poleconych do innych użytkowników e-doręczeń.
Co nowego w porównaniu z ePUAP?
E-doręczenia zastępują ePUAP, oferując:
- bardziej zaawansowane funkcje,
- większe bezpieczeństwo,
- łatwiejszą obsługę,
- pełną moc prawną równoważną tradycyjnym listom poleconym.
Nowy system czyni go bardziej uniwersalnym i efektywnym narzędziem.
Skutki dla firm, które zignorują e-doręczenia
Brak sankcji, ale wyższe koszty i problemy
Choć nie przewidziano kar za brak korzystania z e-doręczeń, przedsiębiorstwa, które tego nie zrobią, będą musiały pozostać przy tradycyjnej korespondencji. Listy papierowe z potwierdzeniem odbioru są nie tylko droższe, ale także bardziej czasochłonne i mniej wygodne.
W dłuższej perspektywie, po całkowitym wycofaniu ePUAP w 2029 roku, firmy unikające e-doręczeń mogą znaleźć się w mniej korzystnej sytuacji. Te, które zdecydują się na cyfryzację, zyskają na efektywności, oszczędnościach i lepszej konkurencyjności.
