Kilometrówka 2025 – stawki, zasady i warunki rozliczenia

Wiele osób korzysta z prywatnych samochodów podczas wykonywania obowiązków służbowych. W takich sytuacjach możliwe jest rozliczenie tzw. kilometrówki. Jakie warunki trzeba spełnić i ile dokładnie wynosi zwrot kosztów?

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to forma rozliczania kosztów wynikających z używania do celów służbowych pojazdu prywatnego – zarówno przez pracownika, jak i przedsiębiorcę. Dotyczy to nie tylko aut osobowych, ale również osobowych motocykli i motorowerów, w tym motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozliczenie odbywa się na podstawie liczby przejechanych kilometrów – zgodnie z obowiązującymi przepisami i stawkami określonymi w odpowiednim rozporządzeniu. W praktyce oznacza to, że osoba wykorzystująca własny środek transportu na rzecz firmy może otrzymać zwrot kosztów – bez konieczności przekazania pojazdu pracodawcy czy prowadzenia rozbudowanej dokumentacji księgowej.

Dokonywanie zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do celów zawodowych odbywa się w oparciu o jasno ustalone reguły, co czyni kilometrówkę praktycznym i legalnym sposobem na rekompensatę poniesionych wydatków – bez potrzeby tworzenia floty firmowej.

Dlaczego kilometrówka jest istotna dla przedsiębiorców i pracowników?

Dla wielu firm oraz osób wykonujących obowiązki zawodowe poza siedzibą, rozliczanie przejazdów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu to rozwiązanie, które pozwala znacznie ograniczyć koszty operacyjne. Kilometrówka umożliwia bowiem rekompensatę wydatków poniesionych z tytułu używania pojazdu do celów służbowych, bez konieczności posiadania floty firmowej.

Mechanizm ten jest szczególnie korzystny dla osób prowadzących działalność gospodarczą. W ich przypadku, koszty przejazdów mogą być uwzględniane w rozliczeniach dla celów podatku dochodowego – jako koszty uzyskania przychodu. W efekcie przedsiębiorcy mogą obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszyć należny podatek.

Dla pracowników to z kolei szansa na uzyskanie zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków poza siedzibą firmy – niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazowe delegacje, czy codzienne dojazdy między punktami służbowymi

Jakie są przepisy prawne regulujące kilometrówkę?

Zasady rozliczania kilometrówki zostały precyzyjnie określone w przepisach prawa – kluczowe znaczenie ma tu rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku. Dokument ten określa m.in. warunki ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów w celach służbowych.

Rozliczenia mogą dotyczyć nie tylko samochodów osobowych, lecz także motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów odbywa się na podstawie liczby przejechanych kilometrów, a konkretnie – na podstawie prowadzonej ewidencji i stosownych stawek przypisanych do danego typu pojazdu.

W przepisach doprecyzowano również sposób ustalania stawki za kilometr przebiegu pojazdu oraz inne elementy składające się na dokonywanie zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do celów zawodowych.

Stawki kilometrówki – ile wynoszą w 2025 roku?

Jakie czynniki wpływają na wysokość kilometrówki?

Wysokość zwrotu kosztów w ramach kilometrówki zależy od kilku czynników technicznych i prawnych. Kluczowe znaczenie ma rodzaj pojazdu, pojemność silnika, przebyta trasa oraz limity określone przepisami. To właśnie one decydują o tym, ile wynosi stawka za kilometr.

Wysokość kilometrówki – jakie czynniki na nią wpływają?

• Rodzaj pojazdu – inne stawki określone są dla samochodów osobowych, inne dla motocykli i motorowerów. Dodatkowo, pojazdy elektryczne mogą mieć odrębnie ustalane zasady, co sprawia, że podstawie kilometrówki może być inna dla każdego przypadku.
• Pojemność silnika – w przypadku samochodu osobowego kluczową rolę odgrywa silnik – obowiązują dwie grupy: do 900 cm³, powyżej 900 cm³. Im większa jednostka napędowa, tym wyższy koszt eksploatacji, dlatego przepisy pozwalają ustalić wyższe stawki dla samochodów z skokowej silnika powyżej 900 cm³.
• Liczba przejechanych kilometrów – wysokość zwrotu jest ustalana na podstawie kilometrówki – czyli przebytej odległości. Liczba kilometrów jest mnożona przez obowiązującą stawkę, zgodnie z rodzajem pojazdu i jego parametrami technicznymi. Przekroczenie miesięcznych lub rocznych limitów może skutkować brakiem możliwości pełnego rozliczenia.

Jak stawki kilometrówki wpływają na rozliczenia podatkowe?

Prawidłowe rozliczanie kilometrówki to nie tylko sposób na zwrot poniesionych kosztów, ale także realna korzyść w kontekście celów podatku dochodowego. Dla przedsiębiorców i osób rozliczających koszty działalności, poprawne stosowanie stawek ma istotny wpływ na wysokość należnego podatku.

Wpływ kilometrówki na rozliczenie podatkowe:

1. Możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu – zgodnie z przepisami, rozliczenia prowadzone na podstawie ustalonej stawki umożliwiają ujęcie wydatków w ewidencji księgowej jako kosztów. Dotyczy to zarówno właścicieli firm, jak i pracowników wykorzystujących pojazd w ramach działalności gospodarczej.
2. Ewidencja jako dowód księgowy – podstawą do skorzystania z ulg podatkowych jest rzetelnie prowadzona ewidencja. Musi ona zawierać m.in. kilometr przebiegu pojazdu, cel przejazdu, dane pojazdu i numer rejestracyjny. Brak takich danych może skutkować odrzuceniem kosztów przez urząd skarbowy.
3. Rozliczenia w odpowiednich okresach – rozliczenie kilometrówki powinno następować zgodnie z harmonogramem firmy lub na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Tylko wtedy możliwe jest bezproblemowe ujęcie kosztów w dokumentacji podatkowej i uniknięcie nieścisłości.

Dlaczego kilometrówka może pomóc w redukcji kosztów firmowych?

Wprowadzenie kilometrówki to praktyczny sposób na ograniczenie kosztów używania do celów służbowych pojazdów. Zamiast utrzymywać flotę firmowych aut, przedsiębiorcy mogą rozliczać się za pomocą stawek za przejechane kilometry – przy jednoczesnym wykorzystaniu samochodu prywatnego. To rozwiązanie nie tylko tańsze, ale i znacznie bardziej elastyczne.

Wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem prywatnego samochodu dotyczą wyłącznie rzeczywistych przejazdów. Firma płaci tylko za to, co zostało faktycznie zrealizowane, a nie za utrzymanie całego parku pojazdów. Regularna ewidencja na koniec każdego okresu rozliczeniowego pozwala lepiej monitorować koszty i unikać niepotrzebnych wydatków.

Dodatkową korzyść zauważą osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mogą zaliczyć rozliczenia kilometrówki do kosztów uzyskania przychodu – zgodnie z przepisami dotyczącymi celów podatku dochodowego. To przekłada się na niższy podatek, a jednocześnie gwarantuje pełną zgodność z prawem.

Gdzie można zastosować kilometrówkę w celach służbowych?

Z mechanizmu kilometrówki można korzystać w wielu codziennych sytuacjach zawodowych. Jej zastosowanie nie ogranicza się tylko do długich delegacji – równie dobrze sprawdza się w krótkich przejazdach między miejscami pracy. Dotyczy to nie tylko samochodów, ale również innych środków transportu wykorzystywanych do używania w celach służbowych.

Gdzie możemy zastosować kilometrówkę w celach służbowych?

• Przejazdy między siedzibami firmy lub punktami usługowymi – pracownicy lub właściciele firm często muszą przemieszczać się między różnymi lokalizacjami, np. biurem, magazynem czy punktem obsługi klienta. Kilometrówka pozwala rozliczyć takie przejazdy w sposób zgodny z przepisami.
• Dojazdy do klientów na spotkania biznesowe – podróże w celu realizacji usług u klienta, uczestnictwa w negocjacjach lub podpisywania umów są klasycznym przykładem używania pojazdu w celach służbowych. Wystarczy prowadzić ewidencję z dokładnym opisem trasy i celem podróży.
• Wyjazdy służbowe i delegacje – w przypadku dalszych podróży – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – kilometrówka umożliwia odzyskanie kosztów poniesionych na dojazdy w transporcie drogowym. Trzeba jedynie pamiętać o limitach i właściwej dokumentacji.
• Współpraca na umowie zlecenie lub B2B – z rozliczeń mogą korzystać nie tylko pracownicy etatowi, ale również zleceniobiorcy i kontrahenci wykonujący zadania w ramach działalności gospodarczej. Warunkiem jest zawarcie odpowiednich zapisów w umowie oraz prowadzenie ewidencji.
• Wsparcie operacyjne dla pracowników terenowych – handlowcy, serwisanci, monterzy – wszystkie osoby pracujące „w terenie” mogą korzystać z kilometrówki, jeśli wykonują przejazdy związane z realizacją obowiązków zawodowych. W takim przypadku obowiązkowe jest podanie numeru rejestracyjnego pojazdu samochodowego i zgodność ze stawkami.
• Działania specjalne (eventy, kontrole, nadzór) – kilometrówkę można stosować także w nietypowych sytuacjach: podczas wizytacji budów, nadzorów terenowych czy udziału w wydarzeniach promocyjnych. Ważne, by były one udokumentowane i jasno powiązane z obowiązkami zawodowymi.

Kiedy kilometrówka nie obejmuje kosztów podróży prywatnej?

Choć kilometrówka pozwala na zwrot kosztów związanych z przejazdami służbowymi, nie daje prawa do rekompensaty za wszystkie przejazdy. System ten obejmuje wyłącznie koszty poniesione w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przejazdy prywatne – niezależnie od ich charakteru – są całkowicie wyłączone z tego mechanizmu.

W jakich sytuacjach kilometrówka nie obejmuje kosztów podróży prywatnej?

• Przejazdy niezwiązane z działalnością zawodową – jeśli podróż została zrealizowana w celach prywatnych (np. na zakupy, do rodziny czy na urlop) nie może być rozliczona w ramach kilometrówki. Koszty używania pojazdu prywatnego w takich przypadkach nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu.
• Mandaty, prywatny leasing i inne niekwalifikowane wydatki – do rozliczenia nie można włączyć kosztów poniesionych na mandaty drogowe, prywatne raty leasingowe czy naprawy niezwiązane z podróżą służbową. Te wydatki nie podlegają zwrotowi, nawet jeśli dotyczą samochodu prywatnego wykorzystywanego czasem w firmie.
• Brak ewidencji lub jej nieprawidłowe prowadzenie – aby uzyskać zwrot, konieczne jest prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu zawierającej m.in. dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, opis trasy, cel przejazdu i dane pojazdu. Brak tych informacji skutkuje odrzuceniem rozliczenia.
• Przekroczenie limitów lub rozliczanie poza okresem – kilometrówka działa w określonych ramach czasowych – rozliczenia muszą być wykonywane na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Przejazdy poza tym zakresem, nawet jeśli były służbowe, mogą zostać zakwestionowane, jeśli nie ma ich w ewidencji.
• Rozliczanie bez powiązania z umową – jeśli pracownik lub zleceniobiorca nie ma w umowie zapisu o zwrocie kosztów przejazdu prywatnym autem, firma nie ma obowiązku takiego zwrotu realizować. W przypadku B2B, warunki muszą być jasno określone w kontrakcie, w przeciwnym razie kilometrówka nie znajduje zastosowania.

Jak obliczyć kilometrówkę?

Aby obliczyć kilometrówkę, należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych danych: rodzaj pojazdu, pojemność silnika (w przypadku samochodów osobowych) oraz liczbę przejechanych kilometrów. Wszystko odbywa się na podstawie kilometrówki, czyli iloczynu stawki i przebiegu z ewidencji.

Wysokość zwrotu ustalana jest na podstawie liczby przejechanych kilometrów i aktualnie obowiązującej stawki, którą określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury. Dla różnych środków transportu oraz wariantów silnika wynosi kilometrówka odpowiednio mniej lub więcej.

Oznacza to, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości 402,50 zł za dany miesiąc – oczywiście pod warunkiem prawidłowo prowadzonej ewidencji.

Sprawdź, czy możesz uzyskać dodatkowe środki za szkodę na pojeździe

W wielu przypadkach wypłacone przez ubezpieczyciela środki nie pokrywają pełnych kosztów naprawy. Warto zweryfikować, czy kwota, którą otrzymałeś, została prawidłowo ustalona, zwłaszcza jeśli naprawa pojazdu była droższa niż zakładano. Możliwe jest odzyskanie dodatkowych środków, jeżeli kosztorys został sporządzony z błędami lub pominięto istotne elementy szkody.

Jeżeli podejrzewasz, że wypłacone odszkodowanie jest niewystarczające, skorzystaj z pomocy, jaką oferuje Helpfind. Wystarczy, że prześlesz swój kosztorys do całkowicie bezpłatnej analizy – nasi specjaliści dokładnie go zweryfikują, a w sytuacji, kiedy zostaną wykryte zaniżenia, zaproponujemy Ci propozycję odkupu Twojej szkody na podstawie cesji wierzytelności.

Jeśli ją zaakceptujesz i podpiszesz wszystkie wymagane dokumenty, wówczas dodatkowe środki otrzymasz od nas nawet w ciągu 48h.

Jak uzyskać wsparcie od Helpfind?

1. Wejdź na stronę Helpfind.pl i wypełnij prosty formularz kontaktowy.
2. Prześlij swój kosztorys do całkowicie bezpłatnej analizy.
3. Poczekaj na wynik analizy, który przedstawi Ci nasz specjalista.
4. Jeśli analiza wykaże zaniżenia, dodatkowe środki otrzymasz nawet w 48h od momentu akceptacji naszej oferty odkupu szkody oraz podpisaniu wszystkich dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)